In Krefeld werde weiter daran gearbeitet, echte Digitalisierungsprozesse einzurichten. „Es ist keine Digitalisierung, wenn ein Bürger online einen Antrag einreichen kann, der dann analog weiter bearbeitet wird“, so Bern. Auch der Gesetzgeber werde nachlegen müssen, da für viele Leistungen immer noch eine persönliche Mitwirkung des Antragstellers erforderlich sei.

Vor allem im KFZ-Bereich können die Bürger viele Dienstleistungen schon jetzt komplett online erledigen. Für Passangelegenheiten ist aber weiter der „Gang zum Amt" erforderlich, weil es das Gesetz bislang so vorsieht. Über KFZ-Meldungen und -Zulassungen hinaus werden Online-Anträge für Führerscheinumtausch, Feinstaubplaketten oder Ausnahmegenehmigungen vom Fahrverbot in Umweltzonen angeboten. „Wir haben bislang mehr als 5000 Umtauschanträge für Führerscheine digital abgewickelt“, sagt Bern. Auch unangenehme Dinge wie Bußgeldverfahren können per elektronischer Akte und Zahlung mit QR-Codes abgewickelt werden.

Viele Abläufe im Gewerbeamt seien digital umgestellt worden. „Wir verzeichnen bislang rund 2500 Online-Gewerbeab- und anmeldungen; es gibt auch elektronische Bezahlmöglichkeiten.“

Im Standesamt werden jährlich rund 3500 Urkundenbestellungen digital ausgegeben – Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden. Die Online-Anträge hierzu kommen aus aller Welt. Auch Termine für Trauungen werden nun online vergeben; früher musste Paare sechs Monate vor dem Eheschließungsdatum einen Termin anmelden; diese Frist ist mit der Einführung des elektronischen Traukalenders weggefallen.

„In der Summe bedeutet das, dass alleine für diese drei Anliegen 10.500 Menschen im vergangenen Jahr nicht ins Rathaus kommen mussten“, resümiert Bern. Ein besonderer Service ist übrigens auch, dass der Wunschort für die Trauung ausgewählt werden kann.

Die Online-Terminvereinbarung wird mittlerweile für viele Verwaltungsbereiche angeboten. „Dieses Angebot reicht von Reservierungen für unsere Bäder und Eishallen bis hin zu Beratungsterminen in der Bauaufsicht. Auch für Beratung und Anträge zum Bürger- und Wohngeld gebe es Online-Terminvereinbarungen.

Fortschritte vermeldet Bern auch für die Bearbeitung von Rechnungen. „Rechnungen werden jetzt elektronisch bearbeitet; im Jahr 2021 waren es noch 386 Rechnungen, 2022 waren es mehr als 10.000.“ Die mittlere Bearbeitungszeit sei dadurch um sechs Arbeitstage gesunken.

Weiterer Service: Biometrische Daten wie Fotos für Pässe oder Ähnliches, rechtskonforme elektronische Unterschriften und Fingerabdrücke, wie sie vor allem in der Ausländerbehörde genommen werden, können an entsprechenden Terminals selbst genommen oder gemacht werden. Solche Terminals stehen auch in der Führerscheinstelle und in der gerade eröffneten neuen Bürgerservice-Halle. „Dies sind Beispiele dafür, dass wir auch da technische Möglichkeiten anbieten wollen, wo der Gesetzgeber uns durchgehend elektronisches Arbeiten noch nicht ermöglicht.“

Wichtig ist Bern: Das digitale Angebot ergänzt die analoge Möglichkeit der Vorsprache im Rathaus. „Es gibt offene Sprechstunden, die ohne Termin genutzt werden können. Termine können nicht nur online, sondern auch telefonisch über unser Serviceportal oder beim Sachbearbeiter gebucht werden.“

Ein wichtiger Teil der Digitalisierung betrifft auch den Verwaltungsbetrieb selbst. Dazu gehört die Einführung elektronischer Akten. So ist die Ausländerbehörde digital umgestellt auf elektronische Akten und elektronische Laufmappen. „Wir haben alle 47.000 Akten digitalisiert. Deren Bearbeitung wird nun elektronisch fortgeführt“, sagt Bern.

Ein für die Personalpolitik im Rathaus wichtiger Fortschritt ist das „elektronische Bewerbermanagement“. Wie Bern berichtet, wurde die Präsentation freier Stellen digital aufbereitet – ihr zufolge ein Riesenschritt voran: „Wir hatten bisher 4000 Zugriffe“; offenbar sind besonders jüngere Arbeitnehmer vor allem digital auf der Suche nach Stellen. So sei es gelungen, die für die Arbeit in der City so wichtigen Stellen im Kommunalen Ordnungsdienst zu besetzen.

Ein wichtiger Teil in diesem Digitalisierungsprozess sei es, wie in jedem Betrieb die Mitarbeiter mitzunehmen, Ängste abzubauen, Vorbehalte zu überwinden. Insbesondere der Mythos, dass über die Digitalisierung Stellen eingespart werden sollen, müsse abgeräumt werden. „Es geht im Gegenteil darum, durch Digitalisierung schnellere Prozesse, höhere Effizienz und belastbare, transparente Ergebnisse unter Gewährleistung von größtmöglicher Sicherheit zu schaffen. Auch wir spüren die Folgen des demografischen Wandels und sehen die Digitalisierung als Chance, unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von einfachen administrativen Tätigkeiten zu entlasten und ihnen dadurch mehr Raum für qualifizierte Arbeiten und die Beratung unserer Bürger zu schaffen. Damit können wir auch mit begrenzten personellen Ressourcen die Arbeit weiterhin schaffen und auch jungen Talenten interessante und hochwertige Arbeitsplätze bieten. Ohne Digitalisierung wird das in Zukunft nicht mehr möglich sein.“