Schon am 13. Juli, also mehr als eine Woche vor dem Konzert, wird dem Veranstalter FKP Scorpio der Platz übergeben. Zwar unterstützt auch die städtische Veranstaltungstochter D.Live Auf- und Abbau - der Veranstalter ist aber der Hauptorganisator. Zehn Tage hat er ab da Zeit, das gesamte Areal herzurichten. Laut D.Live ist das ein relativ kurzer Zeitraum, der der günstigen Lage zu verdanken ist: Anderswo, wo Konzerte dieser Größenordnung stattfänden, müssten oft erst sogar Wege eingerichtet werden, bevor die richtige Arbeit beginnt. Weil rund um den Messeparkplatz die Straßen gut ausgebaut sind, ist das aber dort nicht nötig. Bis Ed Sheeran auf der Bühne steht, muss zunächst eine Riesenmenge Material zum Platz gebracht werden. Mehrere Lkw-Ladungen mit Absperrungen, Zelten, Tribünen, Toiletten und Tontechnik werden jeden Tag angekarrt. Insgesamt bringen mehr als 200 Lkw das Material, allein die Produktion des Künstlers mit seiner Technik reist mit 30 Lastwagen an. Das Gelände wird derweil von innen nach außen hergerichtet: Die Zugänge für die Besucher kommen ganz am Ende, zunächst wird die Infrastruktur mit Strom, Bürocontainer und dem Cateringzelt für die Mitarbeiter geschaffen, parallel dazu werden die Tribünen immer dort, wo es passt, aufgebaut. Ab Donnerstag vor dem Konzert wird dann die Bühne von Ed Sheeran aufgebaut. Sein Team wird dann am Samstag vor dem Konzert zunächst nachmittags einen Sound- und abends ab 22 Uhr einen Lightcheck durchführen. Am Konzerttag laufen dann nur noch kleine Restarbeiten. Während des gesamten Aufbaus ist schon ein Sicherheitsdienst im Einsatz, der das Gelände Tag und Nacht überwacht und alle Personen und Lieferungen, die auf das Gelände kommen wollen, kontrolliert.

Am Showtag soll es morgens eine Endabnahme des Areals geben. Ebenfalls schon früh wird sich der Sicherheitsdienst sukzessive positionieren. Der Einlass beginnt um 16 Uhr, Ed Sheeran betritt gegen 21 Uhr die Bühne, nach dem Konzert beginnt schon in der Nacht der Abbau der Fläche, nachdem das Publikum das Areal verlassen hat.

Sechs Tage sind anschließend für den Abbau einkalkuliert - Experten sagen, dass der Abbau immer doppelt so schnell läuft wie der Aufbau. Am 28. Juli, dem Samstag nach der Show, soll die Fläche wieder ganz bereinigt sein. Bis 16 Uhr soll dann alles fertig sein, dann übergibt FKP Scoripo laut Plan die Fläche wieder an D.Live.