Am 1. September 1970 begann er seine Ausbildung als Verwaltungsbeamter. 1977 hat er sich zum Stadtarchiv beworben und sich nachträglich mit einem Fachlehrgang für den gehobenen Archivdienst in Bochum qualifiziert. Mit den Erfahrungen aus einem Praktikum in einem wissenschaftlich geführten Archiv in Solingen Gräfrath kam er zurück in die Leverkusener Dienststelle, damals noch im Wiesdorfer Stadthaus untergebracht, und konnte sofort die Kisten packen, denn inzwischen war die Verlegung des beengten Archivs in das ehemalige Landratsamt an der Landrat-Trimborn-Straße beschlossene Sache. Erfahrungen mit einem Archivumzug hatte er bereits im Praktikum gesammelt, denn genau zu seiner Zeit war auch die Solinger Einrichtung umgezogen. Werner Schäfer betrachtete die räumliche Neuorientierung als einen Glücksfall. Während die Verwaltungskollegen in Wiesdorf über unangenehm laute Großraumbüros stöhnten, konnte er sich genüsslich in den historischen Räumen hoch über der Wupper ausbreiten. Himmlische Ruhe und ausreichend Platz hatte er in seinem Büro im ehemaligen Schlafzimmer des Landrats.

Im Lauf von vier Jahrzehnten ist es auch hier eng geworden. Längst nutzt das Stadtarchiv als Teilbetrieb von „KulturStadtLev“ Räume im neueren Nachbarhaus Miselohestraße zur Lagerung von Verwaltungsunterlagen, deren Sichtung und Aufbewahrung Kernaufgabe der Vergangenheits-Bewahrer ist. Werner Schäfer ist seit vielen Jahren der Herr über die umfangreiche Fotosammlung im Hause. Die beherbergt sämtliche Aufnahmen, die im Auftrag der Verwaltung gemacht wurden sowie Bestände, die Privatpersonen, Firmen, Fotografen und Vereine dem Archiv übergeben haben, um sie für die Nachwelt zu sichern und zugänglich zu machen. Das funktioniert nur durch eine systematische Erfassung, Verschlagwortung und Ablage.

Aber Werner Schäfer hat ganz vieles im Kopf. Durch seine Tätigkeit habe er ein besonderes Bildgedächtnis entwickelt, meint er. Jedenfalls hat er viele historische Fotos so im Kopf abgespeichert, dass er Details abrufen und mit anderen Bilden abgleichen kann. Personen und Orte, die er nie persönlich gesehen hat, sind so präsent, dass er sie wiedererkennt. Dieses Wissen geht verloren, wenn Werner Schäfer ab 1. September seinen Ruhestand genießt und sich auf die neue Aufgabe als Opa konzentriert oder seine Englischkenntnisse auffrischt und verbessert. Seinen Bereich übernehmen die Kollegen Elke Ebbinghaus und der junge Markus Edelmann. Der verstehe sich bestens auf Digitalisierung und scannt sukzessive den Bestand ein. „Alles, was wir bisher nicht geschafft haben“, sagt Schäfer.