Arbeitsalltag Warum Chaos im Büro der Firma schadet
Düsseldorf (RP). Wer sich täglich durch Papierstapel kämpft, verliert Zeit und Nerven. Ein gut strukturierter Schreibtisch hilft, alle Unterlagen im Blick zu halten. Es gilt der Grundsatz: Der Schreibtisch ist die Visitenkarte des Mitarbeiters und damit auch des Unternehmens.
So besiegen Sie das Chaos am Arbeitsplatz
Der eine kämpft sich täglich durch Papierstapel auf seinem Schreibtisch, der andere springt ständig auf, um einen Ordner zu holen. Über dem Schreibtisch prangt die ganze Familie in einer Bildergalerie, Postkarten reisefreudiger Kollegen zieren über Jahre hinweg die Büro-Pinnwand. So oder so ähnlich sieht es in vielen Unternehmen aus.
"Der Imageschaden ist groß", weiß Petra Klapperich, selbständige Ordnungs- und Organisationsberaterin aus Köln. "Der Schreibtisch ist die Visitenkarte des Mitarbeiters und auch des Unternehmens." Vor allem in Firmen mit häufigem Kundenkontakt vermitteln aufgeräumte, strukturierte Schreibtische einfach mehr Kompetenz. "Sonst fragt sich der Kunde, ob so ein Schreibtisch-Chaot den wichtigen Auftrag wirklich ordentlich erledigen kann", gibt Klapperich zu bedenken.
Jeder Gang kostet Zeit
Doch auch in Unternehmen, die nur selten Außenstehende in ihre Büros lassen, gehören strukturierte Arbeitsabläufe und ein Minimum an Ordnung zur Pflicht. Schon bei der Ausstattung des Arbeitsplatzes sollte man darauf achten, dass die Mitarbeiter wichtige Unterlagen in greifbarer Nähe halten. Denn jeder Gang zum Regal oder in den Flur, jedes Wühlen in Aktenschränken kostet Zeit - und damit Produktivität.
Grund für das Chaos: das Sammler-Verhalten. Unterlagen landen auf dem Tisch, werden nach links gestapelt, durchgesehen, nach rechts gestapelt, ins Ablagekörbchen gesteckt. Jedes Papier wird so mindestens drei Mal zur Hand genommen, bevor es weitergeleitet wird. Ein Fehler. "Man spart viel Zeit, wenn man Unterlagen sofort zuordnet, wenn man sie erstmals in die Hand nimmt", sagt die Expertin. Will heißen: entweder bearbeiten, weiterleiten, abheften oder wegwerfen.
Wer einen Vorgang delegiert, sollte sofort eine Notiz mit den nötigen Informationen beiheften - und keinesfalls notieren: "Bitte um Rücksprache". Denn dann kommt das Papier schnell wieder zum Absender zurück. Wer seinen Schreibtisch aufräumen möchte, sollte ihn vollständig abräumen und Geräte wie Telefon und Computertastatur, die im Laufe der Jahre zur Bakterien-Schleuder werden, abwischen.
Körbchen verführen zum Sammeln
Dann werden die Gegenstände wieder auf dem Schreibtisch angeordnet. "Fragen Sie sich bei jedem Stück, ob sie es tatsächlich brauchen und wo es am günstigsten steht", rät Klapperich. Für Rechtshänder steht das Telefon ideal links vom PC-Schirm, "so kann man mit der linken Hand den Hörer halten und mit der rechten Hand Notizen machen". Tacker und Locher verschwinden in Schubladen. Maximal ein Ablagekorb, so die Expertin, sei zulässig. Die Körbchen verführen nur zum Sammeln. Besser: ein Pultordner mit Registern von A-Z oder von 1-31, um Vorgänge alphabetisch oder nach Terminen zu ordnen.
