So besiegen Sie das Chaos am Arbeitsplatz

Schritt 3 (Fortsetzung)

Folgende acht Kategorien gibt es:
- Wegwerfen: alles, was veraltet ist, was Sie doppelt haben, was Sie wohl nie wieder brauchen oder was Sie sich notfalls wieder besorgen können.
- Delegieren: alles, was ein anderer schneller, besser oder kostengünstiger erledigen kann.
- Aufgaben allgemein: alle Unterlagen, die von Ihnen eine Aktivität erfordern, also eine Aufgabe darstellen. Was davon in den nächsten beiden Tagen erledigt werden muss gehört zu
- Aufgaben dringend.
- Ablage bekannt: alle Unterlagen, bei denen klar ist, wo sie abgelegt werden müssen. Der Rest kommt zur Kategorie
- Ablage unbekannt.
- Lesen: Zeitungsartikel, Asudrucke etc, die noch nicht gelesen wurden. Die bereits gelesenen können weg oder auf den Ablagestapel.
- Technik und EDV: Betriebsanleitungen, Garantiescheine etc.

Schritt 4 (Fortsetzung)

Und so planen und richten Sie Ihr Ablagesystem ein:
- Machen Sie eine Bestandsaufnahme: Welche Ablagebegriffe werden bereits verwendet, welche müssen ergänzt werden?
- Legen Sie Bereiche fest: Welchen Bereichen können die Ablagebegriffe zugeordnet werden? Was sollen die Ober-, was die Unterbegriffe werden?
- Legen Sie eine Aufbewahrungsart fest: Wie sollen die Unterlagen jeweils abgelegt werden (Ordner, Stehsammler, Hänge- oder Einstellmappen)?
- Ordnen Sie Farben zu: Wie können Bereiche und Unterlagenarten durch Farben optisch gekennzeichnet werden?
- Legen Sie einen Aufbewahrungsort fest: Wo sollen die einzelnen Bereiche untergebracht werden (Schreibtisch, Büro oder Archiv)?
- Legen Sie für Unterlagen, die ins Archiv kommen oder ausgelagert werden Aufbewahrungsfristen fest.

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