Wülfrather Rathaus Die Akten der Verwaltung werden jetzt digitalisiert
Wülfrath · Die Durchlaufgeschwindigkeit erhöht sich. Davon profitieren auch die Bürger, denn Anfragen und Vorgänge können bald schneller bearbeitet werden.
(RP) Für ihre Pläne zur Überarbeitung der Internetseite der Stadt gab es jüngst von der Politik viel Lob für die neue städtische Beauftragte für Digitalisierung, Benita Görtz. Der digitalen Verwaltung Schritt für Schritt ein Stück näher zu kommen und die Vorteile zu nutzen, ist das erklärte Ziel der Wülfrather Stadtverwaltung. Damit kommt sie nicht zuletzt den politischen und gesetzlichen Forderungen nach. Auch die Bürger werden langfristig von einer digitalisierten Verwaltung profitieren, so das Versprechen aus dem Rathaus.
Ein erster Schritt in Richtung digitaler Verwaltung ist auf den Weg gebracht. Ende des vergangenen Jahres hatte sich die Verwaltung für ein digitales Dokumentenmanagementsystem entschieden. Der Verzicht auf Papierakten hat gleich mehrere Vorteile: das Einsparen von Papier schont Ressourcen und Informationen sind jederzeit online verfügbar, können mithin leichter gefunden werden.
Die ersten Erfahrungen mit digitalen Akten wurden im Personalamt gesammelt, informiert die Stadt. Die dazugehörigen Akten würen nur noch digital geführt. Die Erfahrungen aus diesem ersten Projekt flössen jetzt in die nächsten beiden Projekte ein. „Wir arbeiten gerade parallel an zwei Projekten, um die digitale Aktenführung voranzutreiben. Einmal an einer allgemeinen Schriftgutverwaltung für die gesamte Verwaltung und einmal an der digitalen Steuerakte“, erklärt Benita Görtz, seit April die Fachfrau für die Digitalisierung in der Verwaltung. Es sei wichtig, sich nicht nur auf Fachakten zu konzentrieren, sondern Lösungen für die gesamte Verwaltung voranzutreiben.
Warum aktuell genau diese beiden Projekte ausgesucht wurden, ist leicht zu erklären. „Mit der digitalen Verwaltung des allgemeinen Schriftguts wird die Grundlage geschaffen, um digitale Prozesse anzustoßen, die in der Zukunft die altbekannte Umlaufmappe ablösen“, erläutert Görtz. Dies ist der Grundstein für durchgängig digitale Prozesse, die die Durchlaufgeschwindigkeit erhöhen. Davon profitieren natürlich auch die Bürger, denn Anfragen und Vorgänge können schneller bearbeitet werden, da Post nicht mehr physisch von einem Ort zum nächsten getragen wird, sondern direkt digital verfügbar ist und von mehreren Stellen gleichzeitig bearbeitet werden kann.
Die digitale Steuerakte sei ein in sich abgeschlossenes, gut plan- und steuerbares, damit schnell umsetzbares Projekt. Das werde der Bürger kurzfristig nicht bemerkten, allerdings würden perspektivisch die Mitarbeiter aus dem Steueramt durch die digitale Unterstützung mehr Zeit für Anfragen und umfangreiche Prüfungen haben, statt diese Zeit für administrative Tätigkeiten einzusetzen. „Die Liste der Folgeprojekte ist noch lang und wird nach und nach abgearbeitet“, kündigt die Verwaltung an.
Vor ihrem Wechsel nach Wülfrath war Benita Görtz übrigens bei der Industrie- und Handelskammer tätig. In Wülfrath wartet viel Arbeit auf sie: „Es sind 109 Prozesse, die man gerne digital abgebildet sehen möchte“, sagt Görtz. Viele dieser Prozesse sind im Bereich Bürgerbüro verortet, wie eine Online-Terminvereinbarung, Parkausweise online beantragen, Hunde online an- oder abmelden.
