Willicher Verwaltung will bis 2026 komplett digital sein

Politik gibt ihr Okay : Willicher Verwaltung will bis 2026 komplett digital sein

Es ist ein ehrgeiziges Ziel, für das die Politiker im Willicher Haupt- und Finanzausschuss jetzt einstimmig ihr Okay gegeben haben: Die Stadtverwaltung soll bis 2026 vollkommen digitalisiert sein. Das heißt natürlich nicht, dass dort keine Menschen mehr arbeiten, aber Akten aus Papier sollen dann der Vergangenheit angehören.

Willich liege, was die Digitalisierung betrifft, im Vergleich zu anderen Kommunen zwar nicht ganz hinten, aber auch nicht ganz vorn, sagte der Erste Beigeordnete und Kämmerer Willy Kerbusch, der das Thema für sehr wichtig hält und der Politik daher auch empfiehlt, dafür überplanmäßige Ausgaben bereitzustellen. Denn je länger man warte, umso teurer wird es, da dann immer mehr Kommunen Leistungen einkaufen – was die Preise nach oben treibt.

Nachdem 2016 und 2017 bereits eine Projektgruppe aus Politik und Verwaltung Vorschläge für Verbesserungen im Bereich Bürgerbeteiligung und Digitalisierung entwickelt hatte, beschloss die Verwaltungsspitze Ende 2017, ein „Managementteam Transformation“, bestehend aus zwölf Mitarbeitern der Stadtverwaltung, einzurichten. Das Team klärte zunächst die rechtlichen Rahmenbedingungen, bewertete Chancen, Risiken und Konsequenzen und erarbeitete eine Richtungsentscheidung, das es jetzt den Politikern präsentierte.

Udo Holzenthal, Christoph Janßen und Maximilian Korzen aus dem Managementtem stellten ihre Ergebnisse vor. „Alle Bürger haben etwas davon, denn die Verwaltung wird schneller, zuverlässiger und flexibler, wenn Vorgänge auf einem Server liegen und Mitarbeiter von überall aus darauf zugreifen können“, sagte Holzenthal. „Das ist ein Pfund, mit dem die Stadt wuchern kann.“ Es sei auch ein Standortfaktor, wenn Betriebe, die überlegen, sich in Willich anzusiedeln, schnell an Informationen kämen. Die technischen Voraussetzungen seien dabei noch nicht einmal das Problem, sagte Janßen, vielmehr seien Arbeitsabläufe, das Wissensmanagement und die mobile Zusammenarbeit die Herausforderungen. Heutige Arbeitsabläufe ließen sich nicht eins zu eins „digitalisieren“, man müsse diese daher vorher genau analysieren und gegebenenfalls optimieren.

Die Umstellung auf elektronische Akten, die Einführung eines professionellen Wissensmanagements und die Förderung der internen Kommunikation sind zunächst mit hohen Kosten verbunden: In den nächsten Jahren ist allein mit zusätzlichen Personalkosten von jeweils rund 170.000 Euro zu rechnen; hinzu kommen Investitionskosten für einen Schulungsraum und technische Ausstattung, die sich allerdings in Grenzen halten, sowie Sachkosten für Software, Schulungen und externe Dienstleistungen. Im Jahr 2020 kommen so beispielsweise rund 415.000 Euro zusammen. Gut investiertes Geld allerdings, da waren sich die Politiker aller Fraktionen einig.

Die Chancen der Digitalisierung sieht die Arbeitsgruppe einerseits in schnelleren Arbeitsabläufen, andererseits aber auch in Kostenersparnissen.So spare die Stadt Olpe beispielsweise 43 Cent pro Textdokument für dessen digitale Archivierung im Vergleich zur Papierablage. Auch Kosten für Lagerräume entfallen. Zudem sei die Digitalisierung eine Antwort auf den demografischen Wandel, in dessen Folge bis 2030 in Willich voraussichtlich jede vierte Stelle unbesetzt sein wird.

Mehr von RP ONLINE