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Digitalisierung im Schermbecker Rathaus: Online-Terminvereinbarung möglich

Online-Terminvereinbarung ab Juni möglich : Digitalisierung im Schermbecker Rathaus schreitet voran

Ab Juni können Termine mit dem Bürgerbüro über die Internetseite der Verwaltung vereinbart werden. Dies bietet Vorteile für Mitarbeiter und Bürger.

Das Bürgerbüro wird ab dem 1. Juni noch effizienter als bisher arbeiten und eine Online-Terminvergabe anbieten. Das teilte Bürgermeister Mike Rexforth während einer Pressekonferenz mit, an der auch Ute Lindemann, Suzan Kocak, Britta Cornelis und Benedikt Kessel als Mitarbeiter des Bürgerbüros teilnahmen.

Am 9. Januar 2006 wurde das Bürgerbüro in jenem Gebäudeteil des Rathauses eröffnet, der zuvor von der Verbands-Sparkasse für den Betrieb ihrer Geldautomaten genutzt wurde. Hier können die Bürger seither auf kurzem Wege eine ganze Reihe von Dienstleistungen in Anspruch nehmen, ohne in dem mehrstöckigen Gebäude auf die Suche nach dem zuständigen Ansprechpartner gehen zu müssen. Das reicht von der Beantragung eines Personalausweises oder eines Reisepasses über Bescheinigungen, Beglaubigungen und den Erwerb eines Fischereischeines und die Beantragung eines Führungszeugnisses bis hin zur An- oder Abmeldung eines Hundes. Wer seinen Wohnsitz ändert oder Fundsachen abgeben möchte, meldet sich am besten sofort im Bürgerbüro. Die für bestimmte Verwaltungsvorgänge erforderlichen Passfotos können für sechs Euro im Bürgerbüro erstellt werden.

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In Corona-Zeiten war der freie und stetige Zugang zum Rathaus begrenzt worden. Termine mussten telefonisch unter der Telefonnummer 02853/910107 vereinbart werden. Das kann auch weiterhin geschehen. Das Team des Bürgerbüros hat sich jedoch Gedanken gemacht, wie man den Kontakt zwischen Bürgern und Bürgerbüro auch noch anders herstellen kann.

Ab dem 1. Juni können Termine online vereinbart werden, und zwar über die Homepage der Gemeinde Schermbeck (www.schermbeck.de). Das in Moers ansässige Kommunale Rechenzentrum (KRZN) hat das erforderliche Dienstleistungsprogramm zur Verfügung gestellt. Auf der Startseite der Homepage gelangt man ab dem 1. Juni über den Button „Öffnungszeiten“ zu „Termine Bürgerbüro“. Wer dort den Grund für seinen beantragten Besuch angibt und seinen Namen, sein Geburtsdatum und seine E-Mail-Adresse angibt und zusätzliche eine Sicherheitsfrage beantwortet, erhält im Gegenzug eine E-Mail zur Bestätigung des Termins. In der Bestätigungs-Mail erhält der Antragsteller weitere Informationen zur Vorbereitung des Besuches im Bürgerbüro. So werden die Eltern eines Kindes, für das ein Ausweis benötigt wird, darauf hingewiesen, dass beide Elternteile ihr Einverständnis zur Anfertigung eines Kinderausweises erstellen müssen.

Die Neuregelung bringt für die Mitarbeiter im Bürgerbüro ebenso Vorteile wie für die Besucher. Die Besucher können Termine auch außerhalb der Dienstzeiten des Bürgerbüros festlegen und erfahren detailliert wichtige Voraussetzungen für einen erfolgreichen Besuch im Bürgerbüro. Das wiederum erspart den Mitarbeitern im Vorfeld mündliche Gespräche und ermöglicht dadurch eine höhere Besucherfrequenz. In Urlaubsfällen kann man gezielt reagieren, sodass kein Besucher vergeblich im Rathaus erscheint. Um zu verhindern, dass ein Bürger seinen Anmeldetermin vergessen hat, erhält er zwei Stunden vorher noch einmal eine Erinnerungs-Mail. Wer aus unterschiedlichen Gründen einen Termin nicht wahrnehmen kann, wird gebeten, rechtzeitig seinen Termin zu stornieren.

Termine können zwar Tag und Nacht gebucht werden, aber nur für die Öffnungszeiten des Bürgerbüros: montags bis freitags von 8.30 bis 12 Uhr, montags und mittwochs zusätzlich von 13.30 bis 16 Uhr und donnerstags zusätzlich von 13.30 bis 18 Uhr.

Wer nur ein Formblatt abholen möchte, braucht keinen Termin zu verabreden. Man meldet sich am Empfang des Rathauses, trägt seine Bitte vor und wartet solange, bis die Formulare beim Bürgerbüro besorgt wurden. Bei der Wahrnehmung der Termine vor Ort ist der Zutritt in das Rathaus ausschließlich einzeln gestattet. Ferner kann der Zutritt nur erfolgen, wenn mit dem bereitgestellten Desinfektionsmittel die Hände desinfiziert werden.

Die Möglichkeit einer elektronischen Terminvereinbarung ist zwar vorerst nur mit dem Bürgerbüro möglich, aber, so der Bürgermeister, „wir werden versuchen, weitere Schritte zu begehen.“ Dazu gehört auch die automatisierte Vereinbarung von Terminen mit Mitarbeitern der verschiedenen Ämtern. Parallel dazu wurde damit begonnen, Akten und Vorfälle elektronisch zu erfassen.