Kreis Viersen Auf dem Weg zur papierlosen Verwaltung

Viersen · Der Kreis Viersen gehört zu den ersten Verwaltungen, die damit beginnen, eingehende Rechnungen digital zu bearbeiten. Das spart nicht nur viel Papier und Energie, sondern beschleunigt die bisherigen Postwege.

 Wenn die Rechnungen eingescannt worden sind, kann auf die Daten sekundenschnell zugegriffen werden. Außerdem wird viel Papier gespart.  Foto: Kreis Viersen

Wenn die Rechnungen eingescannt worden sind, kann auf die Daten sekundenschnell zugegriffen werden. Außerdem wird viel Papier gespart. Foto: Kreis Viersen

Foto: Kreis Viersen

Der Kreis Viersen erhält im Jahr insgesamt gut 30.000 Rechnungen – überwiegend auf Papier. Nur ein Bruchteil sind Rechnungen im PDF-Format, die per Mail geschickt werden. Das soll sich allerdings bald ändern. Denn der Kreis Viersen bearbeitet Rechnungen jetzt digital. Damit ist der Kreis Vorreiter am Niederrhein und im Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN).

Für eine elektronische Bearbeitung werden Papier-Rechnungen eingescannt, in ein digitales Dokumenten-Managementsystem übernommen und dann digital freigegeben, verbucht und angewiesen. Die Einführung des digitalen Workflows ist mit der Fortbildungsstelle und der IT-Beschaffung gestartet und wird derzeit an den Schulen des Kreises umgesetzt. Nach und nach wird er auf alle Ämter und Einrichtungen ausgeweitet, so Markus Wöhrl, Pressesprecher des Kreises. Karl Schippers, Leiter des Amtes für Personal und Organisation, nennt das Ziel: „Hierdurch handeln wir nachhaltig. Und wir bearbeiten Rechnungen schneller.“ Dazu wurde ein Rechnungsworkflow eingeführt, der ausschließlich elektronisch und ohne Papierausdrucke funktioniert. Und es gibt einen weiteren Vorteil: Für alle Beteiligten in der Kreisverwaltung ist jederzeit sichtbar, in welchem Stadium sich die Rechnung befindet.

Bisher gehen Rechnungen in der Verwaltung einen langen Weg. „Seit Jahrzehnten landen die Rechnungen üblicherweise in Papierform auf den Schreibtischen der Sachbearbeiter. Dann werden sie gestempelt, kopiert, verteilt, in Aktenordnern abgeheftet und in den Aktenschränken der Fachämter aufgehoben. Und die Kreiskasse muss die Rechnung auch noch archivieren“, erläutert Achim Wankum, Leiter des Amtes für Finanzen im Kreis Viersen. Die bisherige Praxis war immer schon zeitintensiv. Bisher wurden die Rechnungen in Papiermappen von der Poststelle im Haus verteilt. Gerade wenn Außenstellen wie etwa das Niederrheinische Freilichtmuseum in Grefrath betroffen waren, kamen noch erhebliche Wegstrecken hinzu. Das macht die Elektronik nun überflüssig.

Bisher hatte eine einseitige Rechnung in Papierform einen drei- bis vierfachen Papierverbrauch zur Folge, weil Kopien für die Akten gemacht werden mussten. „Damit ist jetzt Schluss“, sagt Schippers. Rechnungen von Papier auf digital umzustellen, ist aber nicht so einfach, wie man vielleicht denkt. Die entsprechenden Dienstvorschriften für den Rechnungsverkehr müssen digital umgesetzt werden. Mit der Software ist sichergestellt, dass die Rechnungen weder manipuliert werden können, noch jemand unautorisiert Zugang dazu erhält. Vielmehr wird jeder Zugriff und jeder weitere Schritt dokumentiert.

Die Stadt Nettetal und der Kreis Mettmann sind im Bereich des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein ebenfalls Vorreiter in der elektronischen Bearbeitung von Rechnungen, führen allerdings ein alternatives System ein. Auf jeden Fall passt die digitale Bearbeitung von Rechnungen zum Ziel des Kreises Viersen, für mehr Nachhaltigkeit zu sorgen. Und weniger Papier zu verwenden, passt genau in diese Strategie. Der Papieratlas 2019 hat den Kreis Viersen für sein  nachhaltiges Handeln gewürdigt. Durch die elektronische Bearbeitung ergeben sich Einsparungen von mehr als 31.000 Litern Wasser, mehr als 6500 Kilowattstunden Strom und 635 Kilogramm CO2-Emissionen.

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