Rhein-Kreis Neuss: SEPA: Was Vereine dringend tun müssen

Rhein-Kreis Neuss : SEPA: Was Vereine dringend tun müssen

Vereinen, die nicht sehr bald den Einzug ihrer Mitgliedsbeiträge auf den neuen Zahlungsverkehr SEPA umstellen, drohen ernsthafte Probleme. Der Aufwand ist erheblich. Fehler bei der Umstellung können schwerwiegende Folgen haben.

Rhein-Kreis (NGZ) Während die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf den neuen europäischen Standard SEPA für Privatpersonen selbst eher eine Kleinigkeit ist, droht Menschen, die etwa im Vorstand eines Vereins tätig sind, eine große Umstellung. Weil Vereine juristische Personen im Sinne des Gesetzes sind, gelten für sie nicht die bei privaten Personen üblichen Vereinfachungen und Übergangsfristen. Vorstände von Vereinen sollten die Umstellung ernst nehmen, sonst könnte es beim Einzug der ersten Mitgliedsbeiträge im kommenden Jahr ernsthafte Probleme geben. Wir beantworten die wichtigsten Fragen zu SEPA bei Vereinen. Ändern sich bestehende Einzugsermächtigungen, etwa für Mitgliedsbeiträge?

Zunächst einmal eine gute Nachricht: Wer gültige Einzugsermächtigungen vorliegen hat, muss keine neuen SEPA-Lastschriftmandate der Mitglieder einholen. Die "Lizenz zum Geldeinziehen" bleibt weiter bestehen. Allerdings hat die Sache einen Haken. Die Genehmigungen, Beiträge von den Konten einzuziehen, müssen in schriftlicher Form vorliegen. Mündliche Einzugsermächtigungen und stillschweigende Abkommen reichen bei der neuen Regelung nicht mehr aus. Was sollten Vereine also tun?

Vereinsvorstände sollten die bestehenden Einzugsermächtigungen in neue SEPA-Lastschriftmandate umwandeln. Die neuen Mandate sollten neben den unter anderem hierfür notwendigen Angaben wie der Gläubiger-Identifikationsnummer und einer Mandatsreferenznummer die neue Kontonummer IBAN, die sich schon heute auf dem Kontoauszug befindet, und die Banknummer BIC enthalten. Welche Konsequenzen drohen bei nicht gültigen Lastschriftmandaten?

Sofern sich keines der Mitglieder beschwert, passiert nichts. Allerdings haben Personen, die keine schriftliche Erklärung zum Lastschrifteinzug gegeben haben, einen Erstattungsanspruch bis zu 13 Monaten nach Belastungsbuchung. Das Geld wird dann sofort und ohne Nachfrage zurückgebucht. Der Zahlungsempfänger muss dann im Zweifel nachweisen, dass er eine schriftliche Genehmigung zum Einzug hatte. Das kann finanzielle und organisatorische Schwierigkeiten für Vereine mitbringen. Müssen Schatzmeister von Vereinen ihre Buchhaltung umstellen?

Der SEPA-Zahlungsverkehr sieht keine Lastschrifteinzüge mit Belegen mehr vor, der elektronische Einzug ist obligatorisch. Vereine, die heute keine elektronischen Buchungssysteme haben, sollten also dringend umstellen, da die neue Regelung ab dem 1. Februar 2014 verbindlich ist. Müssen Vereine für den Lastschrifteinzug bei der Bundesbank gemeldet sein?

Spätestens ab Februar 2014 brauchen alle eingetragenen Vereine für den Lastschrifteinzug eine Gläubiger-Identifikationsnummer. Diese Nummer identifiziert jeden Gläubiger eindeutig. Diese Gläubiger-Nummer kann über die Internetseite der Bundesbank www.glaeubiger-id.bundesbank.de beantragt werden. Gibt es Besonderheiten für nicht eingetragene Vereine?

Ja, da diese keine juristischen Personen sind, sondern rechtlich gesehen nur der Zusammenschluss von Privatpersonen (BGB-Gesellschaft), sollte sich der Vorstand einigen, welches seiner Mitglieder stellvertretend für den nicht eingetragenen Verein die Gläubiger-Nummer bei der Bundesbank beantragt. Müssen die Vereinsmitglieder vor der Abbuchung informiert werden?

Ja, auch das ist neu beim SEPAZahlungsverkehr. Die Mitglieder müssen mindestens 14 Tage vor einem Lastschrifteinzug über die Abbuchung informiert werden, wenn nicht eine andere Vereinbarung getroffen wurde. Außerdem muss der Bank der Zahlungsverkehrsauftrag beim ersten Einzug sechs Tage, bei Folgeeinzügen drei Tage im Voraus vorliegen. Wann sollten Vereine ihre Buchhaltung auf SEPA umstellen?

So schnell wie möglich. Durch die Informationsfristen verkürzt sich die Zeit für die Umstellung noch einmal deutlich. Außerdem sind die Schatzmeister von Vereinen in der Regel ehrenamtlich tätig und müssen die aufwendige Umstellung nach Feierabend stemmen. Vereine, die ihre Beiträge nur einmal pro Jahr einziehen, haben keine Möglichkeit für einen Testlauf des neuen Verfahrens.

(NGZ)