Sepa leicht gemacht Die Buchhaltung frühzeitig umstellen
Moers · Ab 1. Februar 2014 gilt das SEPA-Zahlverfahren. Im Gegensatz zu Privatleuten gibt es für Firmen keine Übergangsfristen. Einzelhändler, Handwerker und Gewerbetreibende müssen ab dem Stichtag auf IBAN und BIC umgestellt haben
Durch das SEPA-Zahlverfahren erreichen zukünftig alle Euro-Überweisungen den Zahlungsempfänger innerhalb eines Werktages — garantiert, sicher und preiswert. Der neue EU-Standard gilt ab dem 1. Februar 2014. Im Gegensatz zu Privatleuten gibt es für Firmen keine Übergangsfristen. Einzelhändler, Handwerker und Gewerbetreibende, aber auch mittelständische Unternehmen müssen ab dem Stichtag auf den Zahlungsverkehr mit IBAN und BIC umgestellt haben.
"Das gilt nicht nur bei grenzüberschreitenden Euro-Zahlungen, sondern auch für das Inland", sagt Rüdiger Thomé. Der Firmenkundenberater von der Sparkasse am Niederrhein weiß, dass die Umstellung auf SEPA nicht im Handumdrehen zu bewerkstelligen ist — insbesondere, wenn ein Unternehmen viele Lastschriften einzieht. So wie der Verkehrsdienstleister Niag. "Jeden Monat buchen wir von rund 25 000 Kundenkonten Geld für Tickets ab", sagt Anja Dahmen.
Von SEPA hörte die für die Fahrscheinabonnements zuständige Fachbereichsleiterin erstmals im Oktober vorigen Jahres auf einer Informationsveranstaltung des Verkehrsverbundes Rhein-Ruhr. "Als die Sparkasse uns dann im November eine Checkliste schickte, ahnten wir, dass viel Arbeit auf uns zukommen würde", sagt Jens Petzoldt. Der Fachbereichsleiter Finanzen gehört seit Februar einer Projektgruppe an, die sich darum kümmert, die Niag SEPA-fit zu machen.
Ein lernintensiver Prozess, so Petzoldt: "Uns wurde schnell klar, dass es nicht reicht, einfach nur die Kontonummern in die IBAN und die Bankleitzahlen in die BIC umzurechnen." Sämtliche Abläufe in der Datenverarbeitung kamen auf den Prüfstand. Petzoldt: "Wir nutzen gleich drei Softwarelösungen, die miteinander verzahnt sind: ein Verwaltungs- und Abrechnungssystem der Lufthansa-Systems, ein SAP-Buchungssystem und für unseren Zahlungsverkehr S-Firm, das Programm der Sparkasse.
" Damit das Zusammenspiel auch zukünftig reibungslos funktioniert, benötigt jede Software erst einmal ein SEPA-Update. Controller Robert Depta: "Aber damit beginnt erst die Arbeit, denn wir müssen alle möglichen Konstellationen durchspielen und kontrollieren." Bei der Umstellung der IT sei man auf einem guten Weg, sagt Jens Petzoldt und verrät: "Im August möchten wir einen Echttest bei einer kleinen Tochtergesellschaft durchführen.
" Dann werden bei rund 250 Abonnenten per SEPA Rechnungsbeträge eingezogen. Doch was der NIAG die meisten Mühen bereite, beschreibt Anja Dahmen so: "Die Informationspflichten gegenüber unseren Kunden." Weil der EU der Verbraucherschutz am Herzen liegt, schreiben die SEPA-Regeln vor, dass ab dem 1. Februar 2014 jedem Kunden spätestens 14 Tage vor der Kontobelastung die Ausführung einer Lastschrift angekündigt werden muss.
"Ein Riesenaufwand", sagt Petzoldt. Im Gegensatz zu Vereinen und Verbänden, die einmal im Jahr den immer gleichen Beitrag einziehen, handele es sich bei der Niag vielfach um wechselnde Beträge, die monatlich eingezogen würden. Umso schöner, als im Gespräch mit den Experten von der Sparkasse eine individuelle Lösung gefunden werden konnte. Vor drei Wochen setzten sich Firmenkundenberater Rüdiger Thomé und Electronic Banking-Berater André Cronenberg mit dem Projektteam zusammen.
"Im Gespräch lassen sich viele Dinge viel besser klären, Fachlektüre und Vorträge helfen da nur bedingt weiter", so Petzoldt. Mit einem Partner, der sie unterstützt, folgt die Niag nun ihrer SEPA-Agenda und will im Oktober auf die Ziellinie einbiegen. Firmen, die noch nicht mit der Umstellung begonnen haben, rät Depta: "Jetzt die Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen und dann die nächsten Schritte tun.
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