Xanten/Rheinberg Den Vereinen hilft die richtige Software
Moers · Ab 1. Februar 2014 gilt das SEPA-Zahlverfahren. Für Vereine bringt es eine Reihe von Arbeiten mit sich. "Insbesondere der Einzug von Mitgliedsbeiträgen muss neu organisiert werden. Wichtig ist die Gläubiger-Identifikationsnummer.
Die EU räumt auf mit dem Sprachengewirr im Zahlungsverkehr. Ab dem 1. Februar 2014 gilt ein europaweit einheitlicher Standard für Überweisungen und Lastschriften. Privatleute werden sich recht schnell an SEPA gewöhnen, aber für Vereine bringt das neue Verfahren eine Reihe von nun anstehenden Arbeiten mit sich. "Insbesondere der Einzug von Mitgliedsbeiträgen muss neu organisiert werden. Wer die Umstellung jetzt nicht angeht, gefährdet den ersten Geldeinzug im kommenden Jahr", sagt Electronic Banking-Berater André Cronenberg.
Bei der Sparkasse am Niederrhein führen zahlreiche Vereine ihr Konto, davon ziehen knapp 600 ihre Mitgliedsbeiträge per Lastschrift ein. "Die haben wir bereits im Januar angeschrieben. Beigelegt haben wir dem Brief eine eigene, von uns entwickelte Checkliste, die auf nur einer DIN-A-4-Seite zeigt, was zu tun ist", so Cronenberg. "Die To-do-Liste ist leicht verständlich und praktisch", bestätigt Klaus Wendzich, Hauptkassierer des SC Rheinkamp. Vor allem schätzt Wendzich einen ganz persönlichen SEPA-Service: "Nachdem ich vor rund drei Monaten das Amt des Schatzmeisters übernahm, haben sich alle finanzverantwortlichen Vereinsvorstände mit den Sparkassenexperten zusammengesetzt und alle Dinge rund um die Kontoführung besprochen."
Seither nutzt Klaus Wendzich das Vereinsprogramm der Sparkasse: "Damit verwalte ich jetzt die unsere 400 Mitglieder", sagt Wendzich. Der Projektleiter einer großen Spedition schätzt an der Software, dass sie die hinterlegten Kontonummern und Bankleitzahlen auf Knopfdruck in IBAN und BIC umrechnet. "Wer keine Software hat, der findet auf unserer Homepage einen IBAN-Rechner für Einzelumrechnungen sowie ein Konvertierprogramm für Massenumstellungen", sagt André Cronenberg, gibt aber zu bedenken: "Für mitgliederstarke Vereine sind die manuellen Verfahren entweder zu zeitaufwendig oder zu kompliziert." Mit André Cronenberg sieht Klaus Wendzich sich die SEPA-Checkliste genau an. "Die Gläubiger-Identifikationsnummer habe ich online bei der Deutschen Bundesbank beantragt." Benötigt werde dazu die Vereinsregisternummer. Per E-Mail habe er das 18-stellige Identifikationsmerkmal bekommen. Klaus Wendzich kann auch einen weiteren Punkt der Checkliste abhaken: "Mit der Gläubiger-ID bin ich zur Sparkasse gegangen und habe eine SEPA-Lastschriftvereinbarung abgeschlossen."
Über die nächsten Schritte stimmt sich der Schatzmeister mit dem SEPA-Experten ab. Beispielsweise müssen alle Mitglieder darüber informiert werden, dass die bestehenden Einzugsermächtigungen in sogenannte SEPA-Lastschriftmandate umgewidmet werden. André Cronenberg: "Es besteht eine gesetzliche Benachrichtigungspflicht. Doch ist es jedem Verein überlassen, ob er seine Mitglieder mündlich im Rahmen einer Mitgliederversammlung informiert oder das schriftlich tut." Wichtig sei nur, dass dabei an alle relevanten Dinge gedacht würde — etwa die Vergabe einer Mandatsreferenznummer für jedes Mitglied und die Ankündigung, wann genau der Mitgliedsbeitrag eingezogen werde.
Auch Klaus Wendzich will die Mitglieder des SC Rheinkamp schriftlich informieren. Um die Vereinskasse nicht mit Portokosten zu belasten, erwägt er eine besondere Variante: "Am 1. Juli ziehe ich noch einmal mit dem gewohnten Verfahren die Beiträge ein. Im Verwendungszweck schreibe ich in Kurzform alle notwendigen Informationen und kündige rechtzeitig den nächsten Quartalseinzug an." Der erfolge dann am 1. Oktober. Und zwar schon SEPA-konform.
