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Das Moerser IT-Unternehmen inactio begleitet in die Digitalisierung.

Serie Digitalisierung : Aktenberge gehören in den Computer

Das Moerser IT-Unternehmen inactio begleitet seit mehr als 20 Jahren Kunden in die Digitalisierung. In unserer Serie mit der Volksbank Niederrhein erklärt Christian Kowalewski, wie Organisation eine wichtige Formel ist.

IT-Fachmann Christian Kowalewski kennt die Situation in mittelständischen Betrieben gut. Viele haben noch die Regale voller Akten mit Rechnungsvorgängen. Ihre digitale Archivierung würde nicht nur Platz schaffen, sondern dank intelligenter Software auf laufende Vorgänge termingerecht zugreifen. „Nehmen wir im Bauwesen den Sicherheitseinbehalt. Geld, das der Bauherr wegen möglicher Mängel von der Schlussrechnung einbehalten kann. Wird diese Summe vom Handwerker nach Ablauf der gesetzten Frist nicht eingefordert, ist das Geld verloren“, so der inactio-Geschäftsführer über das Dokumentenmanagement. Oftmals fehlt die regelmäßige Sichtung der Akten oder aber schlicht das Dokument. Das Systemhaus inactio in Asberg entwickelt seit seiner Gründung 2003 Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen.

Seit 2012 fließen diese Erfahrungen aus vielen erfolgreich abgeschlossenen Softwareprojekten in die eigenentwickelten „Lifeline“-Tools ein, die wichtige Organisations- und Kommunikationsprozesse abdecken. Sie sind anwenderfreundlich, kostengünstig und sicher umsetzbar. Für die komplette Organisation von Bürovorgängen oder das Finden von Vorgängen mittels Stichwortsuche bietet der IT-Experte Lösungen ohne Schnickschnack und unnötige Funktionen. Weiterer Vorteil dank Vernetzung für den Handwerksbetrieb: Ausgeführte Arbeiten werden entsprechend online dokumentiert, Daten für die Rechnungsstellung eingepflegt. Ebenfalls wird online an noch offene Kundenaufträge oder Telefonate erinnert. Die Zettelwirtschaft hat ein Ende.

Eine aktuelle Herausforderung ist die neue Datenschutzverordnung. Geschäftliche E-Mails müssen nach drei Monaten gelöscht werden. Der digitale Prozess, der im kleinen Handwerksbetrieb funktioniert, gelingt auch bei großen Unternehmen, wie der Blick auf die Referenzen von inactio zeigt: Industrie, Handel und Gewerbe, Verwaltungen, Recyclingunternehmen wie der Gesundheitssektor nutzen die Dienste. „Die Lifeline-Tools sind in ihrer Bedienung auf das Wesentliche reduziert und können vollständig online genutzt werden, ohne dass eine Installation beim Anwender vor Ort erforderlich ist. Wir halten von Moers aus den Kundenkontakt“, erklärt der 50-Jährige.

Für Betriebe, die international aufgestellt sind, ist ein Datentransfer ein Klacks. „Organisation durch Digitalisierung und Transformation macht jeden betrieblichen Vorgang sehr transparent und hilft besonders dem Mittelstand bei der Bestandspflege“, sagt er, der auf die Situation in Deutschland zu sprechen kommt. „Alle Daten für die jeweiligen betrieblichen Abläufe sind vorhanden. Es fehlt ihnen nur die Vernetzung, um miteinander zu kommunizieren. Die Digitalisierung wird bei uns noch zu wenig vorangetrieben, obgleich jeder davon spricht.“

Im digitalen Archivsystem gelingt die nachhaltige Ablagestrategie für das ganze Unternehmen und alle vorhandenen Dateitypen wie gescannte und digitale Dokumente, Excel-Tabellen, E-Mails mit Anhängen, CAD Zeichnungen bis DIN A0. Oft existieren in den Betrieben bereits EDV-Systeme. „In unsere Software-Produkte integrieren wir bereits bestehende Systeme“, so Kowalewski. „Für kleine und mittlere Anwendungen steht das digitale Archivsystem RetSoft zur Verfügung. Für größere Anforderungen setzen wir das unternehmensweite Content Management System von Hyland Software ein.“ Oberstes Geschäftsprinzip von  Kowalewski und seinem neunköpfigen Team ist das für den Kunden individualisierte Produkt. „Wir  entwickeln einen Lösungsweg. Eine Zurückhaltung unserer Kunden gegenüber der digitalen Welt nehmen wir ernst. Der Chef aber bleibt Herrscher aller Firmendaten.“