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Mönchengladbach: SEPA-Umstellung stellt Stadt vor große Herausforderungen

Mönchengladbach : SEPA-Umstellung stellt Stadt vor große Herausforderungen

2015 wechselt die Verwaltung ihre Software aus – zuvor muss aber die alte noch auf das europaweite Zahlungssystem SEPA umgerüstet werden.

2015 wechselt die Verwaltung ihre Software aus — zuvor muss aber die alte noch auf das europaweite Zahlungssystem SEPA umgerüstet werden.

Nicht nur alle Firmen und Vereine in der Stadt müssen auf das europaweite SEPA-Zahlungsverfahren umstellen und ihre Software entsprechend umrüsten. Auch der riesige Verwaltungsapparat der Stadt muss dafür ertüchtigt werden — und das wird alles andere als einfach werden. "Die Tatsache, dass die SEPA-Umstellung und die Einführung einer neuen Finanzsoftware zeitlich nahe aufeinanderfolgen, stellt eine große Herausforderung für die Stadtkasse und die städtische IT dar", sagt Sprecher Wolfgang Speen. "Bei beiden Projekten werden dieselben Fachleute gefordert sein." Hintergrund: Noch nutzt die Stadtverwaltung eine Software namens KIRP, zum 1. Januar 2015 stellt sie auf das geläufigere SAP um. Bevor Letzteres geschehen kann, muss KIRP also noch für SEPA ertüchtigt werden, denn das europaweit einheitliche Zahlungsverfahren, das die bisherigen Kontonummern und Bankleitzahlen ablöst, gilt schon ab 1. Februar 2014 zwingend.

Maßgebliche Mehrkosten sollen dadurch zwar nicht entstehen: Durch den bestehenden Wartungsvertrag mit dem KIRP-Hersteller sei dieser verpflichtet, das Verfahren an gesetzliche Änderungen wie die SEPA-Einführung anzupassen, sagt Speen. "Das Gleiche gilt für die meisten der rund 20 Fachverfahren, die von der Umstellung betroffen sind." Auch könne die SEPA-Umstellung nach bisherigem Stand mit dem bestehenden Personal bewerkstelligt werden. "Die Aufgaben wurden innerhalb der Stadtkasse gebündelt und zunächst befristet schwerpunktmäßig in zwei vorhandenen Stellen angesiedelt", sagt der Stadtsprecher. "Um dem Mehraufwand gerecht zu werden, wurde bei einer dieser Stellen die Arbeitszeit von Teilzeit auf Vollzeit erhöht." SAP, die dann ab 2015 verwendet wird, solle bereits SEPA-fähig sein.

Neben der technischen Umsetzung in der Finanzsoftware besteht ein zweites Handlungsfeld darin, alle internen Prozesse, die im Zusammenhang mit Überweisungen, insbesondere mit Abbuchungsverfahren, stehen, zu prüfen und umzustellen. Das wird dadurch erschwert, dass nur noch wenige Kommunen KIRP verwenden. Es gibt also kaum Möglichkeiten zu Erfahrungsaustausch und gemeinsamen Tests. Dennoch gehe man nach derzeitigem Stand davon aus, die SEPA-Umstellung bis zum 1. Februar zu schaffen, sagt Speen.

Wäre das Kuddelmuddel vermeidbar gewesen? Die SEPA-Zahlungsverkehrsprodukte gibt es schließlich seit 2008, und auch dass KIRP in die Jahre kommen würde, dürfte seit längerem bekannt gewesen sein. Doch der Ratsbeschluss, auf SAP umzustellen, ist andererseits erst einige Monate jung, nachdem der Betreiber, das Kommunale Rechenzentrum Niederrhein (KRZN) in Kamp-Lintfort, angekündigt hatte, den KIRP-Betrieb zum 31. Dezember 2015 einzustellen. Und auch mit dem Thema SEPA-Umstellung ist die Stadt nicht erst seit gestern zugange. "Nach umfangreichen Arbeiten im Fachbereich Stadtkasse wurde eine interne Arbeitsgruppe im Juni 2012 mit den anfallenden Frage- und Aufgabenstellungen betraut", sagt Speen.

(RP/ac)