Leichlinger Rathaus rüstet sich für digitale Zukunft

Umbruch : Rathaus rüstet sich für digitale Zukunft

Im Rathaus findet derzeit ein Umbruch statt. Arbeitsabläufe werden an die Digitalisierung angepasst und effizienter gemacht.

„Mit der Ausgabe von ein paar iPads an Ratsmitglieder ist es nicht getan.“ Dieser Satz stammt von Lothar Esser (FDP), der vor Kurzem den Fortschritt der Digitalisierung in Leichlingen kritisiert hat, allen voran das Rathaus. „Das stimmt“, sagt Bürgermeister Frank Steffes. Und verweist auf einen Prozess, der – mit großem Aufwand und verborgen vor den Augen der meisten Leichlinger – seit einiger Zeit im Rathaus vorangetrieben wird. Wirklich abgeschlossen wird er wohl niemals sein, denn „die Technik entwickelt sich ja auch immer weiter“, sagt Jörg Brauckhoff, im Rathaus zuständig für die EDV.

Um die Voraussetzung für die Digitalisierung zu schaffen, hat die Stadt rund 350.000 Euro investiert – in Server, Software und Endgeräte. „Die Leitungen müssen ausreichend und stabil sein“, sagt Steffes, „auch in Hauptlastzeiten, etwa, wenn morgens alle Mitarbeiter gleichzeitig ihre Rechner anmachen.“ Neue Software ermöglicht es den Mitarbeitern, von verschiedenen Endgeräten aus zu arbeiten und flexibler zu sein. Das sei besonders im Bereich Home Office wichtig, der künftig wachsen werde.

Doch was haben die Leichlinger davon? Ziel ist, dass Bürger sich Behördengänge sparen können und ihre Angelegenheiten 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche von zu Hause aus erledigen können – sei es die Beantragung des neuen Personalausweises, die Anmeldung des Hundes oder das Bauantrag-stellen. Zudem sollen Abläufe und Prozesse vereinfacht und beschleunigt werden, wovon Verwaltung und Bürger gleichermaßen profitieren.

Denn mit Blick auf den demografischen Wandel wird es für die Stadt immer schwieriger, Fachkräfte zu finden. „Die IT könnte dabei helfen, dass wir weniger Mitarbeiter brauchen“, sagt Steffes. Damit sich die Nutzer leichter zurechtfinden, wird auf eine einheitliche Gestaltung der Anwenderoberflächen geachtet. Gleichzeitig sei klar, dass das Rathaus seine Dienste niemals nur online anbieten können wird. „Es wird immer Menschen geben, die ihre Angelegenheiten persönlich erledigen wollen“, betont Steffes, „aber dafür brauchen wir dann weniger Personal.“

Wichtig sei, die 230 Mitarbeiter mitzunehmen auf dem Weg in die neue Arbeitswelt. „Die Mitarbeiter sehen die Notwendigkeit, aber es gibt natürlich auch Ängste“, bestätigt Brauckhoff. Deswegen gibt es  regelmäßig Schulungen. „Erst einmal führen all diese Veränderungen zu einer Mehrbelastung“, gibt Steffes zu, „aber das Ziel ist eine Mitarbeiterentlastung.“

Auf die EDV-Abteilung und die einzelnen Fachämter kommt derweil eine Mammutaufgabe zu. Denn viele Ämter und deren jeweiligen Arbeitsabläufe sind noch überhaupt nicht auf die Digitalisierung vorbereitet. Hier müssen sogenannte Fachverfahren überarbeitet und teilweise erst entwickelt werden.

Über allem schwebt der Datenschutz. „Eine Bürgerakte ist verboten“, betont Steffes. Die Ämter dürfen also nicht alle Vorgänge, die einen Bürger betreffen, in einer Akte zusammenführen und verwalten. Ein Beispiel: Bei einer Anmeldung eines Hundes sind das Ordnungsamt und der Bereich Finanzen involviert. Um dies unter Beachtung des Datenschutzes digital zusammenzuführen, erarbeitet die Stadt ein Verfahren.

Ein Vorteil ergibt sich durch den Verbund mit dem Rechenzentrum. Durch dieses können Angebote anderer Städte für Leichlingen übernommen werden.

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