RP-Serie Sepa Neue Daten für Kunden und Partner
Kevelaer · Für Unternehmen bedeutet das neue SEPA-Verfahren große Vorbereitung. In der Buchhaltung müssen eine Menge Informationen angepasst werden. Das benötigt, inklusive der Testläufe, viel Zeit. Daher nicht bis zur letzten Minute warten.
Gelderland Wenn der Weg beim Umstellen des Zahlungsverkehrs auf das neue SEPA-Verfahren mit einem Langstreckenlauf über die 5000-Meter-Distanz verglichen wird, haben die Firmen Reisebüro und Busreisen Schatorjé aus Kevelaer und Chefs Culinar (vormals Jomo) aus Weeze das Meiste schon geschafft. "Wir sind so bei 3500 Metern", schätzen die beiden Geschäftsführer, Thomas Schatorjé beziehungsweise Dr. Christian Moll. Den Eindruck bestätigt Stefan Eich. "Die beiden Unternehmen sind vorbildlich, was die Umstellung angeht", sagt Stefan Eich, Vorstandsmitglied bei der Sparkasse Goch-Kevelaer-Weeze.
Seit Anfang des Jahres berät die Sparkasse ihre Firmen- und Gewerbekunden intensiv. "33 Länder, als Kern davon die Euro-Staaten, sind diesem System angeschlossen", weist Christoph Pitz, Leiter des Bereiches Kredit und einer der SEPA-Experten des Hauses, auf die Bedeutung von SEPA hin. Ab 1. Februar 2014 wird es unter anderem Pflicht für alle Gewerbetreibenden. Wer meint, bis dahin sei noch viel Zeit, ist im Irrtum. Wer zu lange zögert, für den wird der Stress zum Jahreswechsel umso größer.
"Der Aufwand bei der Umstellung ist für viele Betriebe erheblich", mahnt Eich. Nach den Erfahrungen der Sparkasse wird das Thema überall ernst genommen. "Doch die Betriebe sind unterschiedlich weit", weiß der Fachmann der Sparkasse. Viel Arbeit ist bei Schatorjé, wo 32 Angestellte beschäftigt sind, bereits geschafft. "Zusätzlich zu einem SEPA-Unternehmerfrühstück war ein Firmenkundenberater der Sparkasse Goch-Kevelaer-Weeze im Sommer bei uns und klärte den Stand der Dinge mit unserer Buchhalterin ab", berichtet Thomas Schatorjé. Vor allem die Lastschrifteinzüge von Reise-Agenturen müssen an das neue System angepasst werden. Die neuen Daten seien den Geschäftspartnern mitgeteilt, berichtet Schatorjé. Noch wartet er auf manche Rückmeldungen.
"Ich denke, im Dezember können wir abschließend unsere Software umstellen." Schon vor zwei Jahren befasste man sich bei Chefs Culinarin Weeze mit dem Thema SEPA. "2011 haben wir uns von der Bundesbank die Gläubiger-ID geholt, um Lastschriften einreichen zu können", erinnert sich Geschäftsführer Dr. Moll an den ersten Schritt. Es folgten die Aktualisierung des Banken-Kommunikationsprogramms und die Anpassung der Buchhaltungs-Software an IBAN, BIC, Mandatsnummer und Gläubiger-ID. Letztere Maßnahme war Mitte 2013 abgeschlossen.
Dann wurde das System getestet. Für ausgehende Zahlungen mussten die neuen Daten mit den Geschäftspartnern abgeklärt werden. Die Lohnbuchhaltung für die knapp 1000 Mitarbeiter war neu einzurichten. "Am anspruchsvollsten war der Debitoren-Bereich", erklärt Moll. Die Privatkunden wurden mit Hunderten von Serienbriefen über die Neuerungen bei den SEPA-Lastschriften informiert. Firmenkunden von Chefs Culinar mit bisherigem Abbuchungsverfahren mussten die Ablösung der Bankabbuchungen durch die neue SEPA-Firmenlastschrift sogar mit ihrer Unterschrift bestätigen. Eine Prozedur, mit der Chefs Culinar gerade noch beschäftigt ist.
Nicht nur bei diesem Schritt ist die Sparkasse Goch-Kevelaer-Weeze ihren Firmen- und Gewerbekunden behilflich. "Wir kümmern uns um die Bedürfnisse jeder Firma, ob groß oder klein", betont Vorstandsmitglied Eich. Anhand einer Checkliste lasse sich die SEPA-Umstellung Schritt für Schritt abhaken. "Unsere Firmenkundenberater gehen auf alle Fragen ein", versichert SEPA-Fachmann Pitz.
Die Unternehmen, sagt Eich, müssten sich schließlich in erster Linie um ihr Hauptgeschäft kümmern — und das sei nicht unbedingt das Thema SEPA. "Wir sind in der Pflicht, sie beim Zahlungsverkehr zu unterstützen."
Und dazu gehört eben der dringende Appell, das Thema nicht weiter zu vernachlässigen. "Wichtig ist, nach der Umstellung auch noch alles zu testen — und zwar vor dem 1. Februar 2014", sagt Pitz. Wer alles bis auf die letzte Minute aufschiebt, hat hektische Zeiten, wenn etwas nicht klappt. Wesentlich entspannter fährt, wer frühzeitig die Checkliste als erledigt zur Seite legen kann.
