Hückeswagen Laptop statt Papier im Rathaus
Hückeswagen · Die Stadt rüstet auf eine papierlose Ratsarbeit um. Dadurch sollen bis zu 2000 Euro im Jahr eingespart werden. Auch ein elektronisches Dokumentenmanagement-System ist in Planung. Kosten: Bis zu 100 000 Euro.
Laptop statt Aktenordner, Dateien statt Papierberge: Bereits seit 2004 hat die Stadt ein elektronisches Archiv. Inzwischen hat das digitale Zeitalter auch im Hückeswagener Ratssaal im ersten Stock des Schlosses Einzug gehalten. Die Einladungen zu den Sitzungen von Rat und Fachausschüssen kommen per Mail, die Sitzungs-Unterlagen können sich die Ratsmitglieder im Rats- und Bürgerinformationssystem von der Internetseite der Stadt herunterladen.
Freiwillige Angelegenheit
Per Beamer wird der aktuelle Tagesordnungspunkt auf der Leinwand des Ratssaales eingeblendet, einzelne Ratsmitglieder sitzen vor ihren tragbaren Rechnern. Bald sollen die Mandatsträger im großen Sitzungssaal auch W-Lan-Zugriff haben. "Rund die Hälfte der 38 Mandatsträger lädt sich inzwischen die Sitzungs-Unterlagen selbst herunter, drei bis vier Ratsmitglieder bringen ihre Laptops mit zu den Sitzungen", erzählt Torsten Kemper vom Ratsbüro. "Wer keinen Laptop hat oder die Vorlagen in Papierform erhalten möchte, bekommt diese natürlich auch weiterhin", betont er. Schließlich sei die digitale Ratsarbeit eine freiwillige Angelegenheit.
Allerdings würden die Niederschriften zur Sitzung nach den Sommerferien nur noch in digitaler Form verschickt. Die Vorteile der papierlosen Ratsarbeit liegen laut Kemper auf der Hand: "Die Daten sind schneller verfügbar, man braucht viel weniger Platz und kann Daten schneller aktualisieren", sagt der Mitarbeiter der Verwaltung. Außerdem sei die elektronische Arbeit letztlich auch umweltfreundlicher. Das sieht auch Bürgermeister Uwe Ufer so. "Ich würde gerne für alle Ratsmitglieder Notebooks bestellen." Die Kosten müssten die Politiker natürlich selbst tragen. "Bei einer Sammelbestellung wird es aber billiger."
Auch für Zuschauer öffentlicher Ratssitzungen habe die papierlose Arbeit Vorteile. "Die Bürger können den Tagesordnungspunkten viel besser folgen, wenn sie eingeblendet werden", sagt Kemper. Rund 3000 Euro habe die Stadt bisher für Papier, Porto und Druckerkosten ausgegeben. "Wir hoffen, dass wir durch die digitale Arbeit rund 2000 Euro jährlich einsparen können", so Kemper.
Die Einladungen würden aber auch weiterhin zusätzlich per Post verschickt, weil das die Geschäftsordnung so vorsehe. Auch über eine papierlose Verwaltung hat sich die Stadt bereits Gedanken gemacht. "Wir möchten ein Datenmanagement-System einführen", erzählt Bürgermeister Uwe Ufer. "Wichtig ist uns dabei, dass wir ein auf uns zugeschnittenes Programm finden."Dabei werde die gesamte Eingangspost eingescannt und elektronisch weiter geleitet.
Erst mal investieren
"Eine Umstellung aufs digitale Dokumentenmanagement kostet schnell mal 100 000 Euro", sagt Kämmerer Bernd Müller. "Mehr wollen wir auf gar keinen Fall ausgeben", betont Ufer. Wann das System an den Start gehe, sei noch offen. Ufer: "Ich hoffe, dass wir es vielleicht schon zum Jahreswechsel schaffen."
