Bislang erfolgte die Zuwendung relativ formlos. Im Haushaltsplan wurde aufgelistet, wer für welchen Zweck einen Betrag erhalten hat. Damit soll nun Schluss sein. Wer künftig Geld von der Stadt möchte, muss einen schriftlichen Antrag stellen – mit Angaben zum Antragsteller (Kontaktdaten, Rechtsform etc.) sowie Verwendungszweck. Die Stadt schreibt in ihrer Vorlage von einer „kurzen Beschreibung der Maßnahme und Darlegung der Fördernotwendigkeit“. Außerdem sollen die Kosten des Vorhabens mitgeteilt und ein Finanzierungsplan (Gegenüberstellung geplanter Ein- und Auszahlungen) vorgelegt werden. Wie das Geld verwendet wurde, müssen die Vereine dann bis zum 30. März des Folgejahres mit Hilfe eines Formblatts nachweisen – bestehend aus einem Sachbericht und einem zahlenmäßigen Nachweis.

Das neue Verfahren rief im Ausschuss einige Kritik hervor: „Ich bin Mitglied im VdK, wir erhalten gerade mal 185 Euro,“ merkte Eva Dahmann (FDP) an: „In Deutschland füllen wir so viele Formulare aus – muss das wirklich sein?“ Stadtkämmerin Doris Abel zog sich den Unmut von Meike Lukat (WLH) zu, als sie sagte, für die Antragstellung reiche „ein Zweizeiler“. „Das stimmt doch gar nicht. Ich stehe kurz vorm Platzen“, schimpfte Lukat: „In der Vorlage bestehen Sie eindeutig auf einem Formblatt. Das hat nichts mit einem formlosen Zweizeiler zu tun.“ Da die SPD, aus deren Reihen zuvor auch Kritik gekommen war, am Ende jedoch mit CDU und GAL stimmte, erhielt die neue Regelung eine klare Mehrheit. Der Punkt kommt im Haupt- und Finanzausschuss noch einmal auf die Tagesordnung. Doris Abel kündigte an, zu der Sitzung das besagte Formular einmal vorzulegen.