Erkelenz: Termine für das Bürgerbüro im Internet buchen

Erkelenz : Termine für das Bürgerbüro im Internet buchen

Die Erkelenzer Stadtverwaltung will für ihre Kunden die Wartezeiten reduzieren und setzt auf eine neue Technik.

Zettelchen ziehen. Warten. Aufgerufen werden. Zum Schalter gehen. Anliegen vortragen. - Das ist die "Alte Schule", modern hingegen ist die gestern in Betrieb genommene Technik des Bürgerbüros der Stadt Erkelenz. Dort kann ab sofort im Internet ein Termin vereinbart werden. Der Bürger bekommt mitgeteilt, wie viel Zeit das Abarbeiten seines Anliegens benötigt. Er kann nachlesen, welche Unterlagen dafür mitzubringen sind. Und er wird per E-Mail an seinen Termin erinnert. Wahlweise kann der Bürger weiterhin spontan im Rathaus am Johannismarkt vorbeischauen. Dann bekommt er eine Wartenummer, muss aber nicht die ganze Zeit dort sitzenbleiben, sondern kann einkaufen gehen und sich per SMS informieren lassen, sobald er in zehn Minuten an der Reihe sein wird.

"Wir glauben an die Angebote unseres Bürgerbüros, können uns aber noch besser aufstellen", erklärt Bürgermeister Peter Jansen. Die Stadtverwaltung habe sich deshalb entschieden, eine neue Technik einzuführen: "Für unter 10 000 Euro inklusive Soft- und Hardware." Ziel des neuen Angebotes sei es, einerseits Wartezeiten für die Kunden zu reduzieren, andererseits Spitzen im Besucherandrang durch eine bessere Verteilung mit Terminen zu vermeiden, was den Mitarbeitern des Bürgerbüros die Arbeit erleichtere.

Der neue Service geht noch weiter. Im Internet kann unter www.erkelenz.de nicht nur ein Termin vereinbart werden. Dort können Bürger auch sehen, wie viele Kunden aktuell im Bürgerbüro warten und wie viel Wartezeit der Spontanbesucher dort einkalkulieren muss. Auch können Termine via Internet storniert werden. Ferner wurden die Öffnungszeiten des Bürgerbüros geändert: Am Dienstag kommen zwei Stunden hinzu, so dass Kunden bis 18.30 Uhr vorbeikommen können, und am Samstag kamen 30 Minuten hinzu, so dass jetzt um 7.30 Uhr begonnen wird. Mittwochs allerdings wird das Bürgerbüro nun schon um 13 Uhr geschlossen, die Kundenfrequenz ist laut Stadtverwaltung in der Vergangenheit niedrig gewesen.

Neu ist auch, dass der Empfang des Rathauses, der bisher eher eine Telefonzentrale gewesen ist, neu besetzt wird. "Dort finden die Bürger nun eine Fachkraft des Bürgerbüros vor, die vor dem Warten auf den Termin schon schaut, ob alle notwendigen Dokumente mitgebracht wurden. Wenn nicht, können die Besuch sich unnötige Warterei - was bisher leider so war - künftig sparen", sagt Jansen. Kurzkontakte wie beim Kauf von Windelmüllsäcken oder Verkauf von Stadtandenken werden ebenfalls vom Empfang erledigt.

Ein zusätzlicher Nebeneffekt des neuen Anmelde- und Wartesystems ist es, dass der Beratungs- und Wartebereich nun getrennt sind. Das erhöhte die Privatsphäre im Kundenkontakt, betont Jansen. Bisher hatten die Wartenden unmittelbar hinter den Kunden gesessen, die gerade bedient wurden. In der neuen Wartezone wurde außerdem ein Monitor angebracht, auf dem die Kunden aufgerufen werden und wo sie erfahren, welcher Mitarbeiter sich ihrer Anliegen annimmt.

(spe)
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