Wenn Arbeitnehmer für ihr Unternehmen auf Reisen gehen, dann müssen sie diese Kosten nicht selbst tragen. Der Chef kann Reisekosten und Spesen erstatten. Selbstständige können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Als Dienstreise gilt gemeinhin, wenn der Beschäftigte vorübergehend außerhalb seines eigentlichen und regelmäßigen Arbeitsplatzes tätig wird. Wenn der Chef nicht alle angefallenen Kosten ersetzt, kann der Differenz zum tatsächlichen Betrag steuerlich geltend gemacht werden.

Angestellte sollten sich deshalb zunächst nach der Reisekostenordnung in ihrem Unternehmen erkundigen. Allerdings gilt: Egal, ob für den Arbeitnehmer oder fürs Finanzamt: Entsprechende Belege für seine Ausgaben sollte man immer sammeln.

Benutzt der Beschäftigte für eine Dienstreise sein eigenes Auto, kann er beim Finanzamt pauschal 30 Cent für jeden beruflich gefahrenen Kilometer ansetzen. In gleicher Höhe kann die Firma auch eine Erstattung zahlen.

Alternativ kann man auch eine detaillierte Übersicht der Kosten aufstellen. Dies ist aber aufwändiger, wenn der Beschäftigte dazu beispielsweise ein Fahrtenbuch führen muss, um belegen zu können, wann er sein Auto dienstlich benutzt hat.

Tickets für Bahn, Flugzeug, Mietwagen oder Taxi kann entweder die Firma tragen, oder sie können als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.

Muss der Beschäftigte übernachten, kann der Arbeitgeber Hotelrechnungen bis zu 20 Euro pauschal erstatten. Lässt sich eine höhere Rechnung belegen, kann die Firma auch diese erstatten. Gleiches gilt fürs Finanzamt.

Allerdings müssen bei Hotelübernachtungen die Kosten fürs Frühstück abgezogen werden.

Dafür gibt es Pauschalbeträge für so genannte Verpflegungsmehraufwendungen. Sie betragen - je nach Länge der Abwesenheit - 12 bis 24 Euro.

Auch Reisenebenkosten wie zum Beispiel Parkplatzgebühren, Mautgebühren oder Telefonate können beim Arbeitgeber eingereicht werden. Erstattet die Firma nicht, gilt auch hier wieder: Bei den Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen.

Etwas anders sieht es dagegen bei Dienstreisen ins Ausland aus. Hier gewährt das Finanzamt je nach Ländern bestimmte Pauschalen. Wer beispielsweise in New York übernachten muss, kann pauschal 150 Euro ansetzen.

Gleiches gilt für die Verpflegungsaufwendungen. Auch hier gelten im Ausland bestimmte Pauschbeträge, gestaffelt je nach Ländern. So gibt es beispielsweise für eine Dienstreise nach San Francisco 36 Euro, wenn man sich dort mindestens 24 Stunden aufhält. Eine aktuelle Übersicht über diese Pauschalbeträge findet sich beim Bundesfinanzministerium.

Wer schon mal grad eine Dienstreise ins Ausland macht, darf die Kosten auch dann absetzen, wenn er noch einige Urlaubstage privater Natur anhängt. Die Richter des Bundesfinanzhofes haben für solche Fälle entschieden, dass die Kosten entsprechend aufgeteilt werden müssen (AZ IV R 27/91).