Elektronisch die Form wahren Brief oder E-Mail? — Was juristisch sicher ist
Düsseldorf/Dortmund · Fax, E-Mail, Brief, De-Mail: Verbindlich sind sie doch alle, glauben viele - und irren. Was rechtssicher ist und was nicht, hängt immer vom Einzelfall ab, denn Juristen unterscheiden die Kommunikationswege fein säuberlich nach Schrift- und Textform.
E-Mails ersetzen heute mehr und mehr den guten alten Brief. Doch wenn es um Wichtiges wie Kündigungen oder Fristsetzungen geht, reicht die Mail oft nicht aus. Dann ist in vielen Fällen die sogenannte Schriftform erforderlich. Und Juristen verstehen darunter etwas anderes als viele Laien.
"Schriftlich bedeutet: ein Brief mit Unterschrift", erläutert Iwona Husemann, Juristin der Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. "Ein Fax reicht nicht aus, weil beim Empfänger ja nur eine Kopie des Schreibens ankommt, und auch eine E-Mail entspricht nicht der Schriftform." Hier sprechen Juristen stattdessen von Textform.
Schriftform oder Textform?
Welche Form erforderlich ist, hängt vom Einzelfall ab. Bei der Kündigung eines Vertrages etwa sollte man ins Kleingedruckte schauen. "Die Schriftform ist außer in den gesetzlich geregelten Fällen bei einer Kündigung nur dann erforderlich, wenn dies entweder im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen steht", erklärt Husemann. Sonst genügt eine E-Mail oder ein Fax.
Ausreichend ist die Textform unter anderem auch beim Widerruf von Katlog- oder Internet-Bestellungen. "Hier kann man also entweder die Ware zurückschicken oder bei einer Dienstleistung einfach eine E-Mail schicken", sagt Husemann. Im Gegensatz zu einer Kündigung müssen Kunden beim Widerruf im Zweifel auch nicht nachweisen können, dass dieser tatsächlich den Empfänger erreicht hat, erklärt die Juristin.
"Es reicht für die Fristwahrung aus, wenn man nachweist, dass man etwa die Mail abgeschickt hat."
Per Schriftform auf Nummer sicher gehen
Doch selbst wenn die Textform rein rechtlich eigentlich ausreicht, sollten Kunden nach Expertenmeinung bei weitreichenden Anliegen dem Brief den Vorzug geben. "Bei wichtigen Dingen wie etwa Vertragskündigungen sollte man nachweisen können, dass man ein Schreiben auch tatsächlich verschickt hat", sagt Husemann. Um sicherzugehen, dass der Brief den Empfänger auch erreicht hat, empfehle sich ein Einschreiben mit Rückschein. "Dann hat man einen schriftlichen Nachweis, dass das Schreiben beim Empfänger angekommen ist."
Genauso sicher sei es, den Brief persönlich zu übergeben und auf einer Kopie den Empfang quittieren zu lassen, sagt die Verbraucherschützerin. "Dieses Vorgehen empfiehlt sich immer dann, wenn man sowieso regelmäßig den Empfänger besucht, etwa bei der Kündigung eines Betreuungsvertrags mit dem Kindergarten."
Die persönliche Abgabe mit Quittung ist dem Einschreiben im Streitfall überlegen. Denn theoretisch könnten Kunden ja auch ein anderes Schreiben oder einen leeren Umschlag verschickt haben. "Wenn es wirklich drauf ankommt, sollte man das per Gerichtsvollzieher zustellen", empfiehlt der Duisburger Rechtsanwalt Herbert Schons, der unter anderem auf Vertragsrecht spezialisiert ist. Zuständig sei immer die Verteilerstelle für Gerichtsvollzieher des Amtsgerichtes, in dessen Bezirk der Adressat wohnt.
Neues Format: Die De-Mail
Für eine verbindlichere elektronische Kommunikation wurde kürzlich die sogenannte De-Mail eingeführt. Bisher gibt es mit der Telekom und Francotyp-Postalia zwei Diensteanbieter. Die Deutsche Post bietet mit dem E-Postbrief ein eigenes, inkompatibles System an, das nicht den Spezifikationen der De-Mail entspricht.
Die neue Zustellvariante ersetzt zwar nur die Textform und nicht die Schriftform, wie Patricia Baumann vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erklärt. Trotzdem bietet sie Vorteile gegenüber der E-Mail. "Die De-Mail bietet eine technische Grundlage für den nachweisbaren Abschluss von Rechtsgeschäften und ist daher mit einem Einschreiben mit Rückschein vergleichbar", so Baumann. Versand, Eingang und Zustellzeit eines Schriftstückes seien beweisbar. "Darüber hinaus kann bei der Nutzung von De-Mail auch die Identität der Kommunikationspartner nachgewiesen werden."
Zumindest in Pilotprojekten ist es inzwischen sogar schon möglich, die Schriftform auf elektronischem Weg zu wahren. 2013 soll der Regelbetrieb starten. Möglich macht dies der neue Personalausweis (E-Perso) und ein Zertifikat, das Nutzer kaufen und auf den Ausweis laden können. Stecken sie den Ausweis dann in ein Lesegerät und geben ihre sechsstellige PIN ein, wird eine digitale Unterschrift erzeugt. So lässt sich etwa online rechtsverbindlich ein Kreditvertrag abschließen. Denn eine sogenannte qualifizierte elektronische Signatur gilt nach dem Signaturgesetz wie eine eigenhändige Unterschrift.
