Zeitmanagement: Was tun wenn man die Übersicht verliert

Ratgeber : Wie gutes Zeitmanagement funktioniert

Die Zeit läuft davon, die Aufgaben-Liste wird immer länger. Wer den Überblick behalten will, braucht ein gutes Zeit- und Selbstmanagement. Es gibt zahlreiche Methoden – aber nicht jede passt zu jeder Persönlichkeit.

Am Ende des Tages sind die wichtigen Aufgaben erledigt. Ein gutes Gefühl, um den Schreibtisch zu verlassen. Um das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag ein gutes Zeitmanagement erforderlich. Dabei geht es nicht nur um Strategien und Tools, im Kern zählen Überblick und Konzentration. „Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren“, sagt Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement. Dafür müsse zunächst klar sein, auf welche wirklich relevanten Aspekte es sich zu konzentrieren gilt. „Wissen Sie das nicht, werden Sie vermutlich stark fremdgesteuert“, sagt der Experte.

Wer seine Zeit erfolgreich einteilen will, sollte Blatter zufolge die folgenden Punkte befolgen: „Übersicht schaffen und behalten, laserscharfer Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, konsequentes Setzen von Prioritäten.“ Diese Schritte seien für jede Person gleich – wie sie umgesetzt werden, das ist aber individuell unterschiedlich. Manchen Menschen hilft es, die Aufgaben auf Papier festzuhalten, andere nutzen lieber ein digitales Tool, andere wenden eine festgelegte Methode zum Zeitmanagement an.

Es gibt beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Bei der ABC-Strategie werden To-dos nach Priorität sortiert – Aufgaben der A-Kategorie sollte man besonders viel Zeit widmen. Und die sogenannte Alpen-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

Ganz unabhängig von Methode, Papier oder Tools: Wichtig ist es, dass man alle zu erledigenden To-dos kennt, erklärt Anita Bischof, Trainerin für Selbstmanagement und Führungskräftecoach. „Und zwar nicht nur die offensichtlichen, sondern auch die Aufgaben, die sich nicht sofort bemerkbar machen.“ Außerdem sollte man einschätzen können, was passiert, wenn Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden. Das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.

„Ein weiterer Faktor ist es, den Aufwand für die Bearbeitung einer Aufgabe realistisch einzuschätzen“, sagt Bischof. „Im Coaching höre ich immer wieder, dass der Zeitbedarf für die Bearbeitung von Aufgaben, die nicht so häufig vorkommen, unterschätzt wird.“ Bei der richtigen Kalkulation helfen aus Sicht der Expertin Erfahrungswerte. Oder: Man teilt die einzelnen Aufgaben in kleine Schritte ein und schätzt jeweils die nötige Zeitspanne. „Wie ein Bergwanderer, der eine große Tour in einzelne Etappen aufteilt.“ So falle es leichter, einen Plan aufzustellen und einzuhalten. Auch ungeplante Unterbrechungen kann man in den Griff bekommen, indem man einen Zeitpuffer für Störungen und Unvorhergesehenes in der Tagesplanung berücksichtige.

„Um herauszufinden, wie viel Puffer man braucht, hilft eine Tagesaufschreibung“, sagt Bischof. Das heißt: „Ich dokumentiere etwa eine Woche lang jeden Tag, was ich von wann bis wann gemacht habe, und markiere anschließend, welche Aufgaben ungeplant waren.“ Das helfe zu erkennen, womit man seinen Arbeitstag füllt – vielleicht lassen sich einige Zeitfresser umgestalten.

Nicht jeder muss sich an feste Strategien halten, um die eigenen To-dos zu bewältigen. „Es gibt Menschen, die machen intuitiv alles so, dass sie Zeit für die wichtigen Dinge im Leben haben und ihre Aufgaben gelassen stemmen“, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin, Autorin und Coach. „Bin ich hingegen regelmäßig gestresst und kann schlecht abschalten, bleiben wichtige Aufgaben liegen, ich schlafe schlecht – dann kann ein Blick auf meinen Umgang mit Zeit und Aufgaben helfen, das Ruder herumzureißen.“

Wer seine Zeit wirklich effektiv managen und nutzen will, braucht aber nicht nur Strategien und störungsfreie Phasen: „Die eigene Motivation spielt eine große Rolle“, sagt Coach Ivan Blatter. „Jeder sollte unbedingt jeden Tag mindestens eine Aufgabe erledigen, auf die er richtig Lust hat und die ihm Spaß macht.“ Wichtig sei es, das „Warum“ hinter der eigenen Tätigkeit zu finden. „Dann bekommen auch unliebsame Aufgaben einen Sinn“, meint Blatter. Und das Management dieser To-dos fällt plötzlich viel leichter.

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