Zeitmanagement im Außendienst

Zeitmanagement im Außendienst

Probleme bei der systematischen Zeitplanung verursachen übermäßigen Stress und können zum Burn-out führen. Moderne Methoden sollen den Arbeitsalltag entlasten und Außendienstlern dabei helfen, wertvolle Zeit einzusparen.

Im Gehen stürzt Philipp B. schnell zwei Tassen starken Kaffee hinunter, für das Frühstück bleibt heute keine Zeit. Der gestrige Abend war lang, für einen potenziellen Großkunden musste umgehend ein neues Angebot ausgearbeitet werden. Und heute wartet bereits um 7 Uhr der erste Kunde auf den Backwarenverkäufer - ein großer Kiosk interessiert sich für die Tiefkühl-Teiglinge von Philipp B. Sein Vertriebsgebiet ist groß, gut 300 Kilometer sind es von West nach Ost, eine Vielzahl an Kunden will gepflegt werden. Dazu muss der Vertriebler wöchentliche Verkaufszahlen an die Regionalleitung liefern, die obersten Chefs warten auf Umsatzvorhersagen für die nächsten Quartale.

Außendienstler sind täglich unterwegs und eilen von Termin zu Termin. Schließlich müssen Unternehmens- und Vertriebsziele erfüllt werden, mehr Umsatz sorgt für höhere Boni-Zahlungen. Wer sich jedoch nicht ausreichend organisiert und Freiräume für unvorhergesehene Aufgaben lässt, ist schnell überfordert. Gerade Einsteiger neigen dazu, den eigenen Terminkalender zu überladen. Pausen werden nicht berücksichtigt, oftmals sorgt schon ein überraschender Stau für Stress. "Wer Probleme bei der systematischen Planung seiner Zeit hat und keine Pufferzeiten definiert, leidet schnell unter Stress und ist sogar Burn-out-gefährdet", warnt Sylke Kraska, Dozentin am Bildungshaus der IHK Region Stuttgart. "Dazu kommen die Herausforderungen der heutigen Zeit: Die Unternehmen agieren immer schneller, Kunden wollen lieber heute als morgen zufrieden gestellt werden." Die Leiterin des Seminars "Herausforderung Außendienst" spricht aus Erfahrung: Seit vielen Jahren ist sie selbst im Vertrieb tätig und kennt den wirtschaftlichen Druck, der tagtäglich auf die Kollegen einwirkt.

"Unter einer Fehlplanung leiden jedoch nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Kunden", warnt Kraska. Viele Außendienstler planen zu wenig Zeit für ihre Termine ein und wirken abgehetzt, der Kunde fühlt sich im schlimmsten Fall nicht ausreichend betreut und sucht nach anderen Lieferanten. "Dabei lässt sich das Problem einfach lösen", sagt Andy Rohrwasser von der Arowa-Trainingsagentur. "Wer bereits bei der telefonischen Kontaktaufnahme fragt, wie viel Zeit der Kunde hat, kann die Aufenthaltsdauer sehr gut planen." Der studierte Soziologe war jahrelang im Vertrieb tätig, gründete 2007 seine eigene Beratungsagentur und bietet seither Seminare zum Thema Zeitmanagement an. "Der erste Schritt der Selbstreflexion ist immer ein Zeitprotokoll", beschreibt Andy Rohrwasser das Vorgehen. Jeder Teilnehmer notiert die Tätigkeiten eines Arbeitstages, gemeinsam werden Zeitfresser und Spielräume gesucht. "Eine einfache aber effektive Art seinen Tagesablauf zu planen, ist die ,ALPEN'-Methode", erklärt der Trainer weiter. Die fünf Elemente sind: Aufgaben notieren, Länge abschätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen und Nachkontrolle. "Am besten stellt man täglich einen Termin mit sich selbst für die Planung des nächsten Tages in den Kalender", empfiehlt er. Wichtig sei insbesondere die realistische Einschätzung des Zeitaufwandes und die Einplanung von Freiräumen für unvorhersehbare Tätigkeiten. Einsteiger vergleichen dann am Ende der Woche ihre Schätzungen mit der tatsächlich benötigten Zeit und optimieren so ihre Kalkulationen.

Wer sich frühzeitig Gedanken über eine optimale Reiseroute macht, spart Zeit und Geld. Denn oftmals richten sich die Außendienstler nach den Terminwünschen der Kunden und absolvieren unnötige und teure Extrakilometer vom Büro zum Termin und wieder zurück. Doch viele Ansprechpartner sind zeitlich flexibel und gehen gern auf die Vorschläge des Vertriebsmitarbeiters ein. Im besten Fall werden bereits bei der Terminvergabe und Zeitplanung die Entfernungen berücksichtigt, die Kunden reihen sich entlang der kürzesten Route aneinander. "Unser Business Navigator unterstützt den Außendienst aus diesem Grund mit einer Tourenoptimierungsfunktion", beschreibt Thomas Sbikowski das intelligente Navigationssystem der Firma Logiball aus Herne. "Im Büro werden die für den Arbeitstag geplanten Kundenadressen eingegeben und das System bringt die Ziele sofort in die perfekte Reihenfolge." Sind die Termine abgestimmt, wird die Tour gespeichert und kann jederzeit auf dem mobilen Navigationsgerät abgerufen werden.

Doch auch die beste Planung kommt nicht ohne Weglassen, Kürzen oder Schwerpunktsetzung aus. "Der Vertriebler muss Prioritäten setzen", sagt Dozentin Kraska. Welche Aufgaben können nicht aufgeschoben werden? Wie lange darf ein Einkäufer auf das Angebot warten? Muss der Bestandskunde besucht werden oder reicht ein Telefonat aus? "Gerade Außendienstler sollten sich immer vergegenwärtigen, dass Zeit auch Geld bedeutet und eine Besuchsstunde mindestens 120 Euro kostet", rechnet Rohrwasser vor. In seinen Seminaren hält er anschaulich den grünen Hunderter hoch und fragt provokativ, ob sich dafür der Vor-Ort-Termin wirklich lohnt. Alternativen gibt es heute genug. Wer seine Kunden persönlich kennt, kann eine Konferenz oder eine Produktpräsentation per Internet durchführen.

(RP)
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