Kommunikation im Büro So gelingt die Geschäfts-E-Mail
Düsseldorf · Ob unter Freunden oder auf der Arbeit: Ohne E-Mail geht heute nichts mehr. Doch vor allem im Beruf ist eine gute E-Mail nicht mal eben so verfasst. Wie schreibe ich meinen Chef an? Ist eine Betreffzeile immer nötig? Und wann ist es ratsam, das persönliche Gespräch zu suchen? Wir beantworten die wichtigsten Fragen.
10 Tipps für das Schreiben von Geschäfts-E-Mails
Die richtige Adressierung Logisch, eine falsche E-Mail-Adresse ist wie ein Brief ohne Briefmarke: Sie kommt nicht beim gewünschten Empfänger an. Von daher gilt, schon beim Tippen in die Adresszeile auf die genaue Schreibweise zu achten. Nicht selten weisen E-Mail-Adressen Punkte, Unterstriche oder Binderstriche auf, die gerne vergessen oder übersehen werden. Soll eine Kopie der E-Mail an weitere Personen versendet werden, kann deren Adresse in das Feld "CC" (carbon copy) eingefügt werden. Wenn die Empfänger nicht wissen sollen, an wen die E-Mail noch verschickt wurde, verspricht das Feld "BCC" Abhilfe. Dort eingetragene E-Mail-Adressen werden bei den Empfängern nicht angezeigt. Eine alternative, aber aufwendigere Methode ist es, jede E-Mail einzeln zu verschicken oder eine entsprechende Serienbrief-Software zu verwenden, die dies automatisch erledigt.
Die aussagekräftige Betreffzeile Eine aussagekräftige Betreffzeile ist für eine gute E-Mail unverzichtbar. Ist diese zu geistlos, zu lang oder nicht vorhanden, kann es passieren, dass die E-Mail überhaupt nicht gelesen wird. Im Betreff sollte der Inhalt der E-Mail kurz und bündig zusammengefasst werden, so dass der Empfänger direkt weiß worum es geht. Beispiele hierfür wären "Marketing-Meeting auf 15 Uhr verschoben" oder "Bestellung von 100 Rohrteilen, Artikelnr: 462378845".
Die passende Anrede Eine für alle Anliegen korrekte Anrede gibt es nicht. Sie hängt von der Beziehung der "Gesprächspartner" ab. Generell gilt: Bei fremden Ansprechpartnern sollte der erste E-Mail-Kontakt mit der Formulierung "Sehr geehrte/r Herr/Frau" oder "Sehr geehrte Damen und Herren" beginnen. Im Laufe des E-Mail-Kontakts stellt sich meist schnell heraus ob auf ein weniger formelles "Hallo" oder "Guten Tag" umgestiegen werden kann. Unter Kollegen stellt sich diese Form der Anrede in den meisten Fällen schnell ein, auch ein lockeres "Hi" ist möglich.
Der richtige Inhalt Was für die Betreffzeile gilt, gilt auch für den Inhalt der E-Mail. Der Sachverhalt sollte auf den Punkt gebracht und alle nötigen Informationen knapp aufgelistet werden. Lange, ausschweifende E-Mails sind anstrengend zu lesen und werden gegebenfalls nur überflogen. Fragen an den Empfänger, sollten wenn möglich alle beisammen am Ende des E-Mail-Textes stehen. Dies erleichtert dem Lesenden auf die wichtigsten Fragen einzugehen, ohne sie ständig im Text suchen zu müssen.
Das pannenfreie Weiterleiten Empfangene E-Mails lassen sich problemlos an andere Personen weiterleiten. Doch hier ist Vorsicht geboten. Vor dem Weiterleiten sollte die vollständige Korrespondenz überprüft werden. Nicht alles, was in der E-Mail besprochen wurde, ist für jedermanns Ohren, bzw. Augen bestimmt. Dazu zählen gegebenenfalls auch Dateianhänge.
Die richtige Verwendung Der geschäftliche E-Mail-Account sollte nur für die berufliche Kommunikation verwendet werden. Andersherum gilt es ebenso, die private Adresse nicht zur Kommunikation mit Geschäftspartnern zu nutzen. Ein E-Mail-Anschrift wie Sweety85@hotmail.com hinterlässt dann doch eher einen unprofessionellen Eindruck.
Das sinnvolle Gespräch In manchen Fällen kann auf die E-Mail verzichtet und stattdessen das persönliche Gespräch gesucht werden. Insbesondere bei komplexen Sachverhalten, die schwer verständlich sind, lohnt es, sich mit den Kollegen zusammenzusetzen oder Geschäftspartner anzurufen. Auch bei simplen Sachverhalten kann ein Telefonat indes sinnvoll sein, beispielsweise wenn eine schnelle Antwort gewünscht ist.
