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Chaotisch und langweilig: Meetings effizient gestalten

Chaotisch und langweilig : Meetings effizient gestalten

Düsseldorf (RPO). "Viele gehen rein, wenig kommt heraus," lautet die gängige Meinung gegenüber Meetings. Denn allgemein gelten diese Zusammenkünfte als Zeitverschwendung. Oft laufen sie zu chaotisch ab und bringen zu wenig befriedigende Resultate. Vor allem sind Meetings aber meist eines eines: Zu lang!

Das liegt daran, dass vor allem in großen Meetings mit vielen Teilnehmern meist nur über abstrakte Probleme gesprochen wird. Konkretes machen viele Kollegen lieber im kleinen Kreis unter sich aus. Stattdessen nutzen einzelne Mitarbeiter oder der Chef Meetings als Plattform der Selbstdarstellung, während die anderen gelangweilt ihren endlosen Monologen folgen. Kein Wunder: Viele Teilnehmer gehen derart unvorbereitet in Meetings, dass Sie nicht einmal wissen, worum es geht, geschweige denn konstruktive Zwischenfragen stellen.

Dementsprechend sind dann auch die Ergebnisse: Selten wird wirklich kreativ zusammengearbeitet. Bei den meisten Meetings kommen nur theoretische, allgemeine Absichtserklärungen heraus: "Wir müssten dann demnächst..." oder "wir wollen in Zukunft" heißt es oft. Wie konkret die Lösung eine Problems aussieht, wissen die meisten Mitarbeiter hinterher nicht. Stattdessen fragen Sie sich, ob sie nicht am Schreibtisch produktiver gewesen wäre.

Nicht mal ein Drittel gut vorbereitet

Wie Meetings Arbeitszeit regelrecht verschwendet, untersuchte die Unternehmensberatung Proudfoot Consulting 2005 in ihrer jährliche erscheinenden globalen Produktivitätsstudie genauer. Proudfoot begleitete 150 Meetings in 50 Unternehmen. Das Ergebnis: Nicht einmal ein Drittel aller Meetings (27 Prozent) waren gut vorbereitet. Oft wurde nicht einmal eine Tagesordnung erstellt und den Teilnehmern vorab zugeleitet. Nur 12 Prozent der Meetings endeten mit einer klaren Festlegung der nächsten Schritte. Auch die Nachbereitung lies zu wünschen übrig: In 73 Prozent aller Fälle wurde die Zuständigkeit für definierte Maßnahmen nicht klar festgelegt beziehungsweise keine Deadlines vereinbart.

Viele Teilnehmer nehmen die schlechte Organisation jedoch als "chefgegebene" Situation an, gegen die man ja eh nichts tun kann. Doch das ist falsch, denn jeder kann selbst dazu beitragen, dass das Meeting ein Erfolg wird — zum Beispiel, indem er sich vorbereitet und durch geschickte Fragen das Meeting mitsteuert.

Hier geht es zur Infostrecke: Meetings: So machen Sie mehr draus