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Kündigung: Wie Sie richtig kündigen und wann eine Kündigung rechtskräftig ist

Kündigung : Auf jeden Fall schriftlich

Es gibt viele Gründe, einen Job zu kündigen. Aber was muss man beachten, damit die Kündigung auch wirklich wirksam ist? Und kann der Arbeitgeber einem Mitarbeiter einfach jederzeit kündigen?

Bei einer Kündigung wird das Arbeitsverhältnis durch einen der Vertragspartner beendet. Diese einseitige Entscheidung kann sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer ausgehen. Im Gegensatz zu einem Aufhebungsvertrag kommt es nicht darauf an, dass der Betroffene mit der Entscheidung einverstanden ist.

Für ordentliche Kündigungen gelten in der Regel die im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) angegebenen, gesetzlichen Kündigungsfristen. Das Kündigungsschutzgesetz – kurz KSchG – schränkt darüber hinaus die Entlassungen durch den Arbeitgeber ein und sieht verlängerte Kündigungsfristen vor. In einigen Situationen ist eine außerordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags möglich.

Wie schreibt man eine Kündigung?

Die Gründe für eine Eigenkündigung des Arbeitsvertrags sind vielfältig. Ist die Entscheidung getroffen, ist eine ordentliche Kündigung seitens des Arbeitnehmers jederzeit und ohne Angabe von Gründen möglich. Die Einhaltung der im BGB genannten gesetzlichen Kündigungsfrist von vier Wochen ist dabei einzuhalten, falls keine anderen arbeitsvertraglichen oder betrieblichen Vereinbarungen getroffen wurden. Wer kündigt, sollte daher nicht vergessen, den gewünschten Beendigungstermin des Arbeitsvertrags in die Kündigungserklärung einzufügen.

Nach § 623 BGB ist die Kündigung schriftlich auf Papier einzureichen. Eine mündliche Aussage oder eine Benachrichtigung per E-Mail, SMS oder Fax ist unwirksam. Neben einem Briefkopf mit Name und Adresse des Arbeitnehmers sowie der zuständigen Kontaktperson samt Adresse des Unternehmens ist das aktuelle Datum einzutragen. Wie in jedem offiziellen Dokument folgt eine Betreffzeile. Um die Absicht im Brief eindeutig zu formulieren, sollte hier das Wort „Kündigung“ stehen.

In der Anrede ist die zuständige Person anzusprechen, dann folgt der grundlegende Inhalt. Arbeitnehmer sollten in der ordentlichen Kündigung klar formulieren, dass sie das Arbeitsverhältnis beenden möchten. Mögliche Formulierungen sind: „Hiermit kündige ich meinen Arbeitsvertrag zum...“ oder „Ich kündige hiermit fristgerecht und ordnungsgemäß meinen bestehenden Arbeitsvertrag zum...“. Es ist zwingend ein Datum zu nennen, zu welchem Termin die Kündigung gilt. Das geschieht entweder über ein konkretes Datum oder die Angabe „zum nächstmöglichen Zeitpunkt“. Optional ist die Angabe eines Kündigungsgrundes, wie beispielsweise die berufliche Neuorientierung, möglich. Sinnvoll ist die Bitte um die schriftliche Bestätigung des Erhalts des Schreibens sowie das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses. Ein Muss sind Grußformel samt eigenhändiger Unterschrift. Achtung: Eine schriftliche, ordentliche Kündigung ist endgültig und lässt sich nicht zurücknehmen.

Wer als Arbeitnehmer eine außerordentliche Kündigung beziehungsweise fristlose Kündigung aussprechen möchte, muss laut § 626 BGB Abs. 1 einen triftigen Kündigungsgrund vorweisen. Als wichtiger Grund gelten beispielsweise das wiederholte Ausbleiben der Vergütung, Beleidigungen oder Tätlichkeiten durch den Arbeitgeber, Mobbing oder fortwährende Sicherheitsmängel. Laut Abs. 2 des Paragraphen kann eine außerordentliche Kündigung nur innerhalb von zwei Wochen erfolgen. Die Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, in dem der Kündigungsberechtigte von den maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erlangt.

Wie verschickt man eine Kündigung?

Der Zeitpunkt des Zugangs des Kündigungsschreiben an den Arbeitgeber entscheidet laut Arbeitsrecht darüber, wann die Kündigung rechtswirksam ist und hat Einfluss auf die Berechnung der Kündigungsfrist. Im besten Fall wird das Schreiben daher persönlich übergeben, eventuell sogar vor Zeugen. Gleiches gilt für die Abgabe in der Personalabteilung. Wer sicher gehen will, lässt sich eine Empfangsbestätigung ausstellen.

Wird ein Kündigungsschreiben hingegen per Post versandt, gilt es erst als empfangen, wenn es im Hause des Arbeitgebers eingetroffen ist. Die Zusendung mit normaler Post stellt aufgrund der Relevanz des Dokuments ein Risiko dar. Falls eine persönliche Übergabe nicht möglich ist, sollten Arbeitnehmer die Kündigung per Einschreiben oder Boten übermitteln.

Welche Merkmale muss eine rechtswirksame Kündigung eines Arbeitsverhältnisses aufweisen?

Die Kündigung eines Arbeitsvertrags ist an besondere formelle Voraussetzungen gebunden und unterliegt gesetzlichen Regelungen. Sie muss in Schriftform erfolgen, bestimmte Inhalte enthalten, eindeutig formuliert und eigenhändig unterzeichnet sein. Als empfangsbedürftige Willenserklärung wird sie erst wirksam, wenn sie dem Empfänger zugeht. Erst ab diesem Zeitpunkt beginnen bedeutsame Fristen, wie die Kündigungsfrist.

Ein Arbeitnehmer kann jederzeit ohne Angabe von Gründen unter Einhaltung der Kündigungsfrist kündigen. Der Arbeitgeber hat neben der Schriftform und der jeweils geltenden gesetzlichen oder arbeits- oder tarifvertraglichen Fristen auch den Kündigungsschutz zu beachten. Arbeitnehmer unterliegen dem Kündigungsschutzgesetz – kurz KSchG – wenn das Arbeitsverhältnis länger als sechs Monate besteht und der Betrieb eine entsprechende Größe mit regelmäßig mehr als zehn Mitarbeitern aufweist. „Betrieb meint dabei nicht das gesamte Unternehmen, sondern die örtliche organisatorische Einheit“, betont der Rechtsanwalt und Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Lentföhr aus Düsseldorf. „Die Summe der Mitarbeiter zählt nicht nach Köpfen, sondern nach den wöchentlichen Stundenzahlen, so dass mehrere Teilzeitbeschäftigte als ein oder mehrere Arbeitsplätze gerechnet werden können.“ Saisonkräfte und Aushilfen werden ebenso wie Auszubildende nicht berücksichtigt.

Beschäftigt der Arbeitgeber mehr als zehn Mitarbeiter regelmäßig, muss die Kündigung den gesetzlichen Gründen des Kündigungsschutzgesetzes (KSchG) genügen. Beispiele sind betriebsbedingte Kündigungen, verhaltensbedingte Kündigungen, krankheitsbedingte oder personenbedingte Kündigungen. Einige Personengruppen, wie Schwangere, Mütter nach der Entbindung oder schwerbehinderte Menschen genießen laut KSchG einen besonderen Kündigungsschutz, weshalb zusätzlich beim zuständigen Regierungspräsidium eine Zustimmung zu beantragen ist. Ohne diese Verfahren sind die Kündigungen angreifbar. Besteht ein Betriebsrat, ist dieser innerhalb bestimmter gesetzlicher Fristen vor der Entlassung anzuhören. „Mitarbeiter in Kleinbetrieben, die regelmäßig weniger als zehn Mitarbeiter beschäftigen, genießen hingegen keinen Kündigungsschutz laut KSchG“, erklärt der Experte. „Der Arbeitgeber braucht die Kündigung nicht durch gesetzlich bestimmte Gründe vor dem Arbeitsgericht zu rechtfertigen.“

Wie ist die gesetzliche Kündigungsfrist?

Kündigungsfristen sind von beiden Vertragspartner immer zu beachten, soweit nicht ein besonders schwerer Grund für eine außerordentliche Kündigung vorliegt. „Die gesetzlichen Kündigungsfristen sind seit Kaisers Zeiten im BGB geregelt“, erklärt Christian Lentföhr. Der Arbeitnehmer darf nach § 622 BGB Abs. 1 mit einer Kündigungsfrist von vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats kündigen. „Das wird regelmäßig arbeitsvertraglich an die Frist der Arbeitgeberkündigung angeglichen. Ist ein Arbeitsvertrag nur mündlich geschlossen oder enthält ausnahmsweise keine Regelung der Frist, gelten die gesetzlichen Kündigungsfristen des BGB. Diese gehen auch vor, wenn die vertraglich vereinbarten Fristen kürzer sind.“

Für den Arbeitgeber gelten nach § 622 Abs. 2 längere Kündigungsfristen, die von der Dauer des Bestehens des Arbeitsvertrags abhängig sind. Darüber hinaus gelten in Sonderfällen andere Regelungen für einzuhaltende Kündigungsfristen. So ist nach § 86 SGB IX ist bei der Kündigung eines schwerbehinderten Menschen immer eine Kündigungsfrist von mindestens vier Wochen einzuhalten. Nach § 21 Abs. 4 S. 1 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz kann nur im Fall einer Elternzeitbefristung nach § 21 Abs. 1 BEEG der Arbeitgeber den befristeten Arbeitsvertrag „unter Einhaltung einer Kündigungsfrist von mindestens drei Wochen, jedoch frühestens zum Ende der Elternzeit kündigen“.

Nach § 622 Abs. 4 BGB können durch Tarifverträge abweichende, auch kürzere Kündigungsfristen bestimmt werden, die dann im Geltungsbereich des Tarifvertrags auch von Nicht-Tarifgebundenen vereinbart werden können. In Tarifverträgen werden jedoch oft längere Kündigungsfristen vereinbart, die von der Dauer der Betriebszugehörigkeit abhängig sind.

Wann wird eine Kündigung wirksam?

Eine Kündigung hat immer schriftlich zu erfolgen, damit ein Arbeitnehmer nicht im ersten Zorn den Job einfach hinwerfen oder gefeuert werden kann. „Die Kündigung wird wirksam, wenn sie dem anderen so zugeht, dass von ihm die Kenntnisnahme erwartet werden kann“, erläutert der Fachanwalt für Arbeitsrecht Christian Lentföhr. „Dies klingt klarer, als es ist. Denn ein Arbeitnehmer, der für vier Wochen verreist, wird dafür zu sorgen haben, dass seine Post gelesen wird.“ Der Zugang ist wichtig, da eine ordentliche Kündigung innerhalb von drei Wochen vor dem Arbeitsgericht angegriffen werden muss. Danach ist die ordentliche Kündigung selbst dann rechtswirksam, wenn sie sozial ungerechtfertigt war.

Damit eine außerordentliche Kündigung wirksam ist, muss in wichtiger Grund vorliegen. Weiterhin ist eine Frist von zwei Wochen und in einigen Fällen eine zuvor erfolglos erteilte Abmahnung notwendig. Hat der Arbeitnehmer einen speziellen Kündigungsschutz laut KSchG, muss der Arbeitgeber vor der außerordentlichen Kündigung weitere Formalitäten einhalten.

Wann ist eine Kündigung nicht rechtskräftig?

Für eine ordentliche Kündigung des Arbeitsvertrags gelten laut Arbeitsrecht bestimmte Regeln und Fristen. Wird einem Arbeitnehmer gekündigt, sollte er stets überprüfen, ob die formalen und inhaltlichen Kriterien erfüllt sind. Unterliegt der Mitarbeiter dem Kündigungsschutz laut KSchG, müssen für die Rechtsmäßigkeit in einem schriftlichen Brief Kündigungsgründe angeführt werden, die in der Person des Arbeitnehmers, in dessen Verhalten oder auf betriebsbedingte Gründe zurückzuführen sind. Eine unbegründete Entlassung hat vor Gericht kaum Bestand. Gibt es zudem einen Betriebsrat, muss dieser vor der Entscheidung angehört werden. Widerspricht der Betriebsrat und kündigt der Arbeitgeber trotzdem, muss der Arbeitgeber der Kündigung eine Abschrift der Stellungnahme beifügen (§ 102 Abs. 4 BetrVG). Dies führt unter anderem dazu, dass der Arbeitnehmer während der Dauer eines Kündigungsschutzprozesses auch nach Ablauf der Kündigungsfrist weiterzubeschäftigen ist.

Was muss in einer Kündigung vom Arbeitgeber stehen?

Bei einer ordentlichen Kündigung durch den Arbeitgeber muss ein Grund für die Entlassung genannt sein. Der Arbeitgeber kann laut Arbeitsrecht beispielsweise eine verhaltensbedingte Kündigung, eine personenbedingte Kündigung oder eine betriebsbedingte Kündigung aussprechen. „Verhaltensbedingte Kündigungsgründe sind typischerweise Diebstahl oder Unterschlagung zu Lasten des Arbeitgebers, aber auch minderschwere Verstöße gegen den Arbeitsvertrag, wie etwa regelmäßiges Zuspätkommen oder ausdrückliche Arbeitsverweigerung“, erklärt Arbeitsrechts-Fachanwalt Christian Lentföhr. „In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer zunächst durch eine Abmahnung gewarnt werden, die ihn ausdrücklich auf sein Fehlverhalten hinweist und die Folgen im Wiederholungsfall androht.“ Viele Arbeitgeber scheitern daran, die Abmahnung nicht hinreichend deutlich zu formulieren.

Zu den personenbedingten Kündigungsgründen zählt beispielsweise Krankheit. „Anders als verhaltensbedingte Gründe können diese vom Arbeitnehmer nicht willentlich geändert werden und bedürfen deshalb keiner Abmahnung“, betont Christian Lentföhr. Die Abgrenzung ist nicht immer leicht, wie sich am Fall eines langsamen Mitarbeiters zeigt. „Ist er nur faul, muss abgemahnt werden. Ist er hingegen einfach überfordert, kann eine personenbedingte Kündigung in Betracht kommen, die dann in der Regel an anderen Möglichkeiten scheitert, die dem Arbeitgeber vor einer Kündigung zumutbar erscheinen, etwa eine Nachschulung.“

Vielfach sprechen Arbeitgeber betriebsbedingte Kündigungen aus. Diese Kündigungsgründe können von außen auf den Betrieb wirken, wie etwa der Lockdown in der Pandemie. „Fällt die Beschäftigungsmöglichkeit dauerhaft fort, kann das Arbeitsverhältnis gekündigt werden“, so Lentföhr. „Fällt es nur vorübergehend oder teilweise aus, kann Kurzarbeit beantragt werden.“ Betriebsbedingte Kündigungsgründe können aber auch auf einer freien Entscheidung des Unternehmers beruhen, wie etwa der Entschluss, den Betrieb oder einen Betriebsteil aufzugeben. Reicht die Beschäftigungsmöglichkeit dabei nur noch für einen Teil der Belegschaft, hat der Arbeitgeber im Rahmen der Sozialauswahl zu entscheiden, ob beispielsweise ein alleinstehender Mitarbeiter nach 40 Jahren Betriebszugehörigkeit schutzwürdiger ist als eine alleinerziehende Mutter zweier Kinder, die erst seit sieben Monaten wieder arbeitet.

Was soll man tun wenn keine Kündigungsfrist im Vertrag steht?

Ist in einem Arbeitsvertrag ohne Tarifbindung keine Kündigungsfrist vereinbart worden, gelten laut § 622 BGB die gesetzlichen Kündigungsfristen im Arbeitsrecht. Diese liegen bei vier Wochen für Angestellte. Bei Entlassung durch den Arbeitgeber gelten verlängerte gesetzliche Kündigungsfristen, die sich an der Dauer des bestehenden Arbeitsvertrags orientieren.

Wie werden Kündigungsfristen berechnet?

Für Arbeitnehmer gilt in der Regel die gesetzliche Kündigungsfrist von vier Wochen. Will der Arbeitgeber einen Mitarbeiter entlassen, muss er – je nach Dauer des Bestands des Arbeitsvertrags – längere Fristen berücksichtigen. In einer Probezeit von längstens sechs Monaten gelten laut § 622 BGB Abs. 3 nur zwei Wochen zu jedem beliebigen Wochentag. Nach der Probezeit verlängert sich die Kündigungsrist auf vier Wochen zum 15. oder zum Ende des Kalendermonats und ändert sich bis zum Bestand von 20 Jahren siebenmal. Nach fünf Jahren Betriebszugehörigkeit beträgt die Kündigungsfrist zwei Monate zum Ende eines Kalendermonats, nach acht Jahren 3 Monate. Soll einem Mitarbeiter nach 20 Jahren Betriebszugehörigkeit gekündigt werden, gilt für Arbeitgeber eine gesetzliche Kündigungsfrist von sieben Monaten zum Ende eines Kalendermonats.

Generell können beide Vertragsparteien längere als die gesetzlichen Kündigungsfristen vereinbaren. Gemäß § 622 Abs. 6 BGB ist es verboten, dass für Arbeitnehmer eine längere Kündigungsfrist als für Arbeitgeber vereinbart wird. Zulässig sind lediglich Gleichstellungsklauseln. Bei diesen verständigen sich die Arbeitsvertrags-Parteien darauf, dass die durch den Arbeitgeber einzuhaltenden Kündigungsfristen auch für den Arbeitnehmer gelten. Diese Regelung wirkt dann, wenn sich die Kündigungsfristen für den Arbeitgeber laut § 622 Abs. 2 BGB aufgrund der Betriebszugehörigkeit verlängern.

Bei einer außerordentlichen Kündigung, die nur in Ausnahmefällen ausgesprochen werden kann, erfolgt eine fristlose Kündigung. Der Grund muss so schwerwiegend sein, dass eine Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses unzumutbar erscheint, deshalb ist eine Abmahnung in diesen Fällen in der Regel nicht erforderlich.

Welches Datum zählt bei Kündigung per Post?