1. Leben
  2. Beruf

Krankmeldung: Rechte, Fristen, Kündigung und weitere Infos

Infos für Arbeitnehmer : Krankmeldung: Was ist erlaubt und was nicht?

Wer sich nicht gesund fühlt, bleibt entweder krank zu Hause oder geht zum Arzt. Damit der Arbeitgeber aber weiterhin das Gehalt zahlt, sollten Arbeitnehmer wissen, wie man sich richtig krankmeldet. Erfahren sie hier alles von Krankmeldung bis hin zur Krankschreibung.

Dass jeder Mensch im Laufe des Lebens einmal krank wird, darin besteht wohl keinerlei Zweifel. Wer dennoch zur Arbeit geht, tut sich, seinen Kollegen und seinem Arbeitgeber keinen Gefallen.

Zum einen deswegen, weil kränkelnde Menschen weniger konzentriert bei der Sache sind und zum anderen, weil sich möglicherweise Fehler einschleichen können, die sogar einen wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen bedeuten können. Darüber hinaus besteht das Risiko, dass - je nachdem, welche Erkrankung vorliegt - die Kollegen angesteckt werden. Also keine falsche Scham vor der Krankmeldung.

Was muss der Arbeitgeber bei einer Krankmeldung wissen?

Wer als Arbeitnehmer krank ist, muss seinem Arbeitgeber unverzüglich Bescheid geben, dass man arbeitsunfähig ist und daher auch nicht zur Arbeit erscheinen kann. Eine einfache Information reicht für den Arbeitgeber erst einmal völlig aus. Diese Mitteilung muss persönlich sein und kann per Telefon, Fax, E-Mail oder auch per SMS erfolgen. Gleichwohl sollte eine subjektive Einschätzung erfolgen, wie lange man aller Voraussicht nach krank ist, sodass der Arbeitgeber entsprechend planen und reagieren kann. Abgesehen davon ist man als Arbeitnehmer in keiner Weise dazu verpflichtet, seinem Vorgesetzten oder Kollegen Auskunft zur Krankheit zu erteilen. Allein die Frage nach dem Grund birgt juristische Probleme, zumal ein Vorgesetzter gegen Datenschutzbestimmungen und auch das Grundgesetz verstoßen würde.

Das dürfen Arbeitgeber bei Verdacht

Sollte der Arbeitgeber Bedenken an der Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers haben, so ist er dazu berechtigt, den Medizinischen Dienst der Krankenversicherung (MDK) für eine gutachterliche Stellungnahme in Anspruch zu nehmen - so steht es im Gesetz (§ 275 Abs.1a S.3 SGB V). Schließlich geht es ja auch um die Frage, ob weiterhin ein Anspruch auf Lohnfortzahlung seitens des Arbeitnehmers besteht.

Das "Ultima-Ratio-Prinzip"

Grundsätzlich ist das Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) so geregelt, dass Arbeitnehmer, die mehr als drei Tage krank sind, spätestens am vierten Arbeitstag eine ärztliche Bescheinigung vorlegen müssen. Gesetzt den Fall, dass sich der Arbeitnehmer im Krankheitsfall nicht meldet und somit gegen die Meldepflicht verstößt, kann der Arbeitgeber eine Abmahnung aussprechen. Eine verhaltensbedingte Kündigung wäre hier jedoch nicht durchsetzbar, da erst getreu dem "Ultima-Ratio-Prinzip" eine Abmahnung vorausgehen muss. Sollte eine Krankmeldung nicht rechtzeitig beim Arbeitgeber vorliegen, hat dieser das Recht, die Fortzahlung des Gehalts/Lohnes zu verweigern. Darüber hinaus ist er dazu berechtigt, bereits am ersten Krankheitstag eine AU-Bescheinigung einzufordern - sofern es im Arbeitsvertrag so vereinbart wurde oder es sich um einen Einzelfall handelt.

Wann muss die Krankmeldung vorliegen?

Wer als Arbeitnehmer krank wird, muss dies sofort und noch vor Beginn der Arbeit seinem Arbeitgeber mitteilen. Ein kurzer Anruf beim Chef oder dessen Stellvertreter reicht vorerst aus. Sofern die Arbeitsunfähigkeit mehr als drei Kalendertage andauern, muss sich der Arbeitnehmer beim behandelnden Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ausstellen lassen. Spätestens am vierten Tag muss sie beim Arbeitgeber vorliegen. Allerdings darf der Vorgesetzte die Krankmeldung auch schon ab dem ersten Krankheitstag einfordern. In der Regel geschieht dies, wenn sich ein Mitarbeiter häufiger nur zwei Tage krank gemeldet hat.

Achtung: Es gibt in der Arbeitswelt Arbeits- und Tarifverträge, die ebenfalls schon nach dem ersten Tag eine Krankmeldung verlangen.

Die Krankschreibung (Erstbescheinigung) hingegen ist der sogenannte gelbe Schein, den der Arbeitnehmer vom behandelnden Arzt erhält, um sie dem Arbeitgeber zu geben. Sollte die zuvor ausgestellte Dauer der Arbeitsunfähigkeit allerdings überschritten werden, bedarf es seitens des Arbeitnehmers einer neuen Krankschreibung. Es handelt sich hierbei um eine Folgebescheinigung, sprich um eine Krankschreibung, die auf einer bereits ausgestellten Krankschreibung beruht. Eine solche Bescheinigung muss am nächsten Werktag nach dem letzten Tag der vorangegangenen AU-Bescheinigung ausgestellt werden.

Übrigens: Wer sich fragt, ob Krankmeldung und Krankschreibung das Gleiche sind, dem antworten wir mit einem klaren Nein. Denn bei der Krankmeldung handelt es sich um eine Mitteilung des Arbeitnehmers, mit dem er den Arbeitgeber darüber informiert, dass er wegen Krankheit nicht zur Arbeit kommen kann, und zwar unverzüglich, so heißt es dazu im Entgeltfortzahlungsgesetz.

Wer bekommt die Krankmeldung?

Ein Arbeitsausfall durch Erkrankung muss dem Arbeitgeber unverzüglich angezeigt und spätestens am vierten Tag durch eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) vom behandelnden Arzt bestätigt werden. Der gelbe Schein, den der Arbeitnehmer ausgehändigt bekommt, besteht aus mehreren Bescheinigungen: Eine der insgesamt vier Bescheinigungen erhält der Arbeitgeber und eine zweite wird an die Krankenkasse verschickt. Eine dritte Bescheinigung verbleibt beim Arzt und die vierte behält der Versicherte für seine eigenen Unterlagen.

Bei all den Kopien stellt sich allerdings die Frage nach dem Warum.

  • Die Krankschreibung erfüllt den Zweck, dass der Arbeitnehmer einen Nachweis über die Erkrankung und der Dauer der Arbeitsunfähigkeit in den Händen hält.
  • Eine Kopie der Bescheinigung ist dem Arbeitgeber gemäß dem Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG §5) verpflichtend vorzuzeigen, sofern die Arbeitsunfähigkeit über 3 Kalendertage hinausgehen sollte. Die gesetzliche Berechtigung des Arbeitnehmers auf Entgeltfortzahlung beläuft sich grundsätzlich auf 6 Wochen. Gegebenenfalls liegt eine tarifvertragliche Verlängerung vor.
  • Die Bescheinigung für die Krankenkasse erfüllt den Zweck, dass die Krankenversicherung eine vollständige Dokumentation über die Zeitspanne für die Krankengeldzahlung hat.
  • Der behandelnde Arzt behält für die Krankenakte ebenfalls eine Kopie der AU-Bescheinigung.

Übrigens: Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) wird von Hausärzten, Fachärzten und Zahnärzten ausgestellt.

Was steht auf der Krankmeldung?

Die auf gelben Papier ausgestellte Krankschreibung - daher auch die umgangssprachliche Bezeichnung "gelber Schein" - muss vom Versicherten an die Krankenkasse verschickt werden. Er enthält die Adresse und das Geburtsdatum des Versicherten, den Name der Krankenkasse, den Name des attestierenden Arztes, die Daten der Gesundheitskarte, die Dauer der Arbeitsunfähigkeit sowie auch die nach dem ICD-10 Codierungsschlüssel festgestellte Diagnose.

Übrigens: Die Abkürzung ICD steht für "International Statistical Classification of Diseases and Related Health Problems" und soll der Vereinheitlichung von Diagnosen dienen. Ein solcher Code umfasst in der Regel einen Buchstaben, zwei Ziffern, einen Punkt und maximal zwei weitere Ziffern.

Eine Kopie des ärztlichen Attests erhält der Versicherte und eine weitere Kopie behält der behandelnde Arzt. Die Inhalte der Krankschreibung sind deckungsgleich mit denen der Bescheinigung für die Krankenkasse. Gegenüber dem Arbeitgeber muss der krank gemeldete Arbeitnehmer keine Angaben über seine Erkrankung machen. Daher finden sich auf der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auch keine Angaben darüber. In diesem Sinne stehen auf dem Attest neben dem Namen des Betroffenen, dem Namen des behandelnden Arztes und den Informationen für die Krankenkasse lediglich wie lange der Arbeitnehmer krankgeschrieben ist und um welche Art der Krankschreibung es sich handelt (Erstbescheinigung, Folgebescheinigung, Arbeitsunfall etc.). Kurzum: Nur der Arzt, die Krankenkasse und der Patient kennen die Gründe der Erkrankung.

Informationen auf einer Krankmeldung/Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) im Überblick:

  • Name der Krankenversicherung
  • Name, Adresse und Geburtsdatum des Betroffenen
  • Gültigkeit der Gesundheitskarte
  • Art der Bescheinigung (Erstbescheinigung, Arbeitsunfall etc.)
  • Dauer der Arbeitsunfähigkeit
  • Name, Adresse vom behandelnden Arzt einschließlich Unterschrift
  • Die vom Arzt festgestellte Diagnose - verschlüsselt für die Krankenkasse

Wie kann man eine Krankmeldung formulieren?

Jeder Arbeitnehmer ist verpflichtet, dem Arbeitgeber über seine Arbeitsunfähigkeit schnellstmöglich - schon vor Arbeitsbeginn - zu informieren. Wie die Krankmeldung offiziell zu erfolgen hat, wird jedoch nicht im Gesetz geregelt. Daher fragen sich viele Arbeitnehmer, in welcher Form die Krankmeldung beim Arbeitgeber eingehen muss. In der Regel geschieht dies allerdings telefonisch, wodurch gewährleistet wird, dass die Krankmeldung auch tatsächlich beim Arbeitgeber auch angekommen ist.

Eine mögliche Formulierung bei einer Krankmeldung ohne Krankschreibung könnte beispielsweise so ausfallen: "Guten Morgen, hier ist XYZ. Ich fühle mich heute schlecht und bleibe einen bzw. zwei Tage zu Hause, um mich auszukurieren. Ich rechne damit, dass ich morgen bzw. übermorgen wieder auf der Arbeit bin. Sofern sich etwas ändern sollte, würde ich mich natürlich erneut melden und die Krankschreibung einreichen."

Wer auf dem Weg zum Arzt ist, um sich ein Attest ausstellen zu lassen, kann eine Krankmeldung auch so formulieren: "Guten Morgen, hier spricht XYZ. Mir geht es heute überhaupt nicht gut und ich werde sogleich zu meinem Hausarzt gehen. Allem Anschein nach wird mich der Arzt für ein paar Tage krankschreiben. Die Krankschreibung werde ich schnellstmöglich zusenden."

Selbstverständlich kann eine Krankmeldung auch in schriftlicher Form abgegeben werden, und zwar entweder per E-Mail, SMS oder WhatsApp. Arbeitnehmer sollten sich jedoch informieren, ob es diesbezüglich klare Vorschriften seitens des Arbeitgebers gibt, die es zu beachten gilt. Wichtig ist bei der schriftlichen Benachrichtigung, dass die Krankmeldung auch den Arbeitgeber "unverzüglich" erreicht. Vom Inhalt her sollten in einer schriftlichen Mitteilung Angaben wie Name und Adresse des Arbeitnehmers, das Datum und der Ort, eine Betreffzeile mit dem Vermerk "Krankmeldung" sowie eine direkte Anrede nicht fehlen. Abgerundet wird das Schreiben wie in jedem gewöhnlichen Brief auch mit einer Grußfloskel wie "Freundliche Grüße". Ebenso wenig sollte die Unterschrift oder der Name des Absenders fehlen.

Die Formulierung für eine schriftliche Krankmeldung kann folgendermaßen aussehen: "Guten Morgen XYZ, leider ist es mir nicht möglich, zur Arbeit zu kommen, da ich erkrankt bin. Ich werde jetzt zu einem Arzt gehen und Sie im Anschluss daran informieren, ob und wie lange ich voraussichtlich krankgeschrieben sein werde. Sollte es zu einer Krankschreibung kommen, lasse ich Ihnen die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung unverzüglich zukommen. Mit freundlichen Grüßen XYZ"

Tipp: Der einfachste, schnellste und sicherste Weg, um den Arbeitgeber von seiner Arbeitsunfähigkeit zu unterrichten, ist und bleibt das Telefon.

Informationen, die in einer Krankmeldung (nicht) enthalten sein müssen:

  • Wer meldet sich krank?
  • Liegt eine kurzweilige oder mehrtägige Erkrankung vor?
  • Konsultiert der Betroffene einen Arzt?
  • Wie lange ist er krankgeschrieben?
  • Der Grund für die Krankheit muss nicht beim Arbeitgeber angegeben werden - hier greift das Datenschutzgesetz.

Krank im Urlaub - was zu beachten ist:

Wer als Arbeitnehmer in seinem wohl verdienten Urlaub krank wird, ist besonders gefordert. Denn er muss gegenüber seinem Arbeitgeber Nachweis- und Anzeigenpflichten nachkommen. Das bedeutet so viel, dass die Krankheit bereits am ersten Tag gemeldet werden muss, selbst, wenn der Betroffene nicht sonderlich behandlungsbedürftig sein sollte. Dem Arbeitgeber muss ein Attest vorgelegt werden, dass nicht nur eine Erkrankung belegt, sondern unmissverständlich eine krankheitsbedingte Arbeitsunfähigkeit bescheinigt.

Wie in jedem Krankheitsfall muss der Arbeitgeber sofort darüber informiert werden. Da die Zustellung der ärztlichen Bescheinigung, gerade im Urlaub, manchmal problematisch sein kann, sollte der Arbeitnehmer diese entweder vorab per Fax schicken und den Sendebericht aufbewahren oder als Scan vom Smartphone per E-Mail. Nur so kann gewährleistet werden, dass der Arbeitgeber die Fortzahlung des Arbeitsentgelts nicht verweigert.

Gut zu wissen: Arbeitnehmern, die im Urlaub krank werden, bekommen die Urlaubstage auf das Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Wer zahlt das Gehalt bei einer Krankmeldung?

Dem Gesetz zufolge haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf Lohnfortzahlung im Krankheitsfall. Eine Ausnahme gilt allerdings bei Neueinstellungen, die weniger als vier Wochen im Unternehmen tätig sind (§3 Absatz 3 EntgFG). Diese müssen sich bei Krankheit an ihre Krankenkasse wenden und einen Antrag auf Kranken- oder Verletztengeld stellen. Danach ist der Arbeitgeber gesetzlich dazu verpflichtet, das volle Gehalt für maximal sechs Wochen zu zahlen. Den Allermeisten reicht diese Zeit für gewöhnlich aus, um gesund zu werden und wieder an den Arbeitsplatz zurückkehren zu können. Falls dies nicht der Fall sein sollte, so endet die Zahlung des Gehalts durch den Arbeitgeber und die Krankenkasse übernimmt, und zwar mit der Zahlung von Krankengeld. An dieser Stelle sollte allerdings Erwähnung finden, dass das Krankengeld auch einer zeitlichen Gewährung unterliegt. So zahlen Krankenkassen wegen derselben Krankheit maximal 78 Wochen lang innerhalb von drei Jahren (§48 SGB V).

Hinweis: Sollten Arbeitnehmer wegen der gleichen Diagnose erneut erkrankt sein, werden die Krankheitstage aufsummiert, solange bis der Zeitraum von sechs Wochen ausgeschöpft ist. Diese Aufrechnung kommt jedoch nicht zur Anwendung, wenn mindestens sechs Monate zwischen zwei Krankschreibungen wegen derselben Erkrankung verstrichen sind. Dann zahlt der Arbeitgeber erneut für bis zu sechs Wochen das Gehalt in voller Höhe. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Arbeitnehmer in dieser Zeit wegen anderen Beschwerden arbeitsunfähig gewesen ist.

Übrigens: Bei einem befristeten Arbeitsverhältnis endet der Anspruch auf Lohnfortzahlung mit dem Ende des gegenseitigen Arbeitsverhältnisses.

Was darf der Arbeitnehmer bei einer Krankmeldung?

Die Genesung eines Menschen steht im Mittelpunkt. Dazu gehören auch alle Tätigkeiten, welche einem guten Heilungsprozess nicht im Wege stehen. Das wiederum bedeutet, dass Arbeitnehmer mit einer Erkältung ohne Weiteres im Park spazieren gehen dürfen oder mit einem gebrochenen Schlüsselbein in der Stadt Shoppen können. Auch ein Plausch mit Freunden in der Öffentlichkeit ist trotz Krankmeldung unbedenklich. Mit anderen Worten: Solange der behandelnde Arzt keine strikte Bettruhe verschreibt, muss man auch nicht den ganzen Tag zu Hause bleiben. Gleichwohl haben Arbeitnehmer die Pflicht, so schnell wie möglich gesund zu werden. Daher scheint es als unvorteilhaft, wenn man beispielsweise bei Rückenschmerzen zum Joggen geht oder wenn man bei einer fiebrigen Erkältung im Regen einen Spaziergang im Regen unternimmt, anstatt im Bett zu liegen. Letztlich hängt es immer davon ab, warum man als Arbeitnehmer krankgeschrieben worden ist.