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Homeoffice - So funktioniert das Arbeiten von Zuhause

Arbeiten von Zuhause : Zu Hause ist es am schönsten: Wie klappt die Arbeit im Homeoffice?

Seinem Beruf von Zuhause aus nachzukommen, das klingt erst einmal sehr vorteilhaft: vom Frühstückstisch direkt ins Homeoffice, kein Stau auf dem Weg zum Arbeitsplatz und kein Gedränge in den öffentlichen Verkehrsmitteln. Wir wissen, worauf sie dennoch achten müssen.

Insbesondere für eine funktionierende Vereinbarkeit von Beruf und Familie kann das Angebot des Arbeitgebers, auch daheim arbeiten zu können, sehr attraktiv sein. Schließlich eröffnet die Digitalisierung der sogenannten Telearbeit auch viel mehr Spielraum und Möglichkeiten als noch von 20, 30 Jahren.

Was versteht man unter Homeoffice?

Apropos Begrifflichkeit: Wer zu Hause mit dem Laptop, den ihm sein Arbeitgeber zur Verfügung stellt, arbeitet, ist bei der Wahl seines Arbeitsplatzes mobil. Er kann am Esstisch genauso arbeiten wie bei einem schönen, sonnigen Tag auf der Terrasse oder auf dem Balkon. Was man allgemein unter Homeoffice versteht, ist das ortsgebundene Arbeiten von zu Hause aus – sei es als dauerhafte Einrichtung oder nur für ein, zwei Tage die Woche.

Offizielle Definition laut Arbeitsstättenverordnung

Die Telearbeit – so heißt es offiziell – wird in der Arbeitsstättenverordnung definiert: Dort heißt es, dass es sich hierbei um fest eingerichtete Bildschirmarbeitsplätze im Privatbereich der Beschäftigten handelt. Der Arbeitgeber hat für sie und mit seinem Mitarbeiter eine wöchentliche Arbeitszeit vereinbart und die Dauer der Einrichtung festgelegt.

Das Homeoffice schränkt also die flexible Wahl des Arbeitsplatzes auf die heimischen vier Wände ein. Dementsprechend sprechen die Experten von Arbeitsrecht und Arbeitsschutz hierbei auch nicht vom mobilen Arbeiten. Das "Mobile Office" ist nämlich eine für sich stehende Arbeitsform und ist im Gegensatz zur Telearbeit nicht gesetzlich definiert. "Für das Mobile Office gilt die Arbeitsstättenverordnung nicht", erklärt Ufuk Altun vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft (ifaa) in Düsseldorf.

Die 1976 in Kraft getretene Verordnung dient der Sicherheit und dem Schutz der Gesundheit der Beschäftigten. Sie gibt Mindestvorschriften vor bei der Einrichtung und dem Betreiben von Arbeitsstätten. Der Arbeitgeber hat dafür Sorge zu tragen, dass von der Arbeitsstätte keine Gefährdung für die Beschäftigten ausgeht und verbleibende Gefährdungen möglichst gering gehalten werden. Aber auch ohne diese gesetzlichen Richtlinien "sind Vorgaben für Bildschirmarbeitsplätze zu beachten, wenn Beschäftigte regelmäßig mobile Arbeitsgeräte wie Notebook, Tablet oder Smartphone verwenden", sagt der Experte.

Im "Mobile Office" befinden sich also eher Beschäftigte im Außendienst wie Vertriebsmitarbeiter oder deutschlandweit tätige Kundenberater und Servicedienstleister, die im Hotel, in der Raststätte, während einer Reise in der Bahn oder auch mal beim Kunden vor Ort sich ihren Arbeitsplatz stundenweise einrichten. Die Arbeit zu Hause ist hierbei aber ebenso eingeschlossen.

Welche Regelungen gelten im Homeoffice?

Für beide Formen – Telearbeit und "Mobile Office" – gilt das Arbeitsschutzgesetz. Es setzt aber nicht nur Pflichten für Arbeitgeber fest, auch die Arbeitnehmer müssen sich an die Maßgaben halten. So zählt zu den entsprechenden Regelungen etwa auch im heimischen Büro die Einhaltung der regelmäßigen werktäglichen Arbeitszeit von acht Stunden und auch der entsprechenden Ruhepausen.

Dementsprechend muss die Firma mit ihrem Angestellten die Bedingungen für die Heimarbeit im Arbeitsvertrag oder im Rahmen einer separaten Vereinbarung festlegen. Damit ist der Arbeitgeber außerdem verantwortlich, dass in den Privaträumen seines Mitarbeiters nicht nur die technischen Arbeitsmittel bereitgestellt und installiert werden, sondern ebenfalls Mobiliar zur Verfügung steht.

Wer zahlt die Ausstattung des Homeoffice?

Mit der Verpflichtung für das Unternehmen, alles notwendige Inventar für einen Homeoffice-Arbeitsplatz bereitzustellen, geht auch die Finanzierung eben solchem einher. Inwiefern dies etwa Schreibtisch und Stuhl betrifft, was möglicherweise schon privat vorhanden ist, sollte jeder Arbeitnehmer im Gespräch mit seinem Chef individuell erörtern.

Davon auszugehen ist, dass der Mitarbeiter für seine Wohnung oder sein Haus bereits privat einen Vertrag für einen Telefon- oder Internetanschluss abgeschlossen hat. Ist dieser für die Arbeit im Homeoffice erforderlich, etwa um mit dem Betrieb zur Verfügung gestellten Laptop ins Internet zu kommen, um E-Mails abzurufen oder andere Arbeitsprozesse zu erledigen, kann sich der Arbeitnehmer von seiner Firma die Kosten anteilig erstatten lassen: Entweder 20 Prozent der monatlichen Kosten, maximal aber pauschal 20 Euro pro Monat, können steuerfrei vom Arbeitgeber gezahlt werden. Andernfalls kann sich der Arbeitgeber aber ebenso darum kümmern, extra eine zweite Telefonleitung einzurichten und zu finanzieren.

Kann man Homeoffice von der Steuer absetzen?

Grundsätzlich kann ein Berufstätiger eigene Ausgaben für ein Büro zu Hause als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen. Der Höchstbetrag liegt bei 1250 Euro und ist auch bei nicht ganzjähriger Nutzung des häuslichen Arbeitszimmers in voller Höhe zum Abzug zugelassen. Diese Möglichkeit kann interessant sein für die vielen Arbeitnehmer, die aufgrund der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 von ihren Unternehmen aus Vorsorge ins Homeoffice geschickt wurden, auch wenn es keine übliche Regel im Betrieb gewesen ist, es sich aber in dieser Sondersituation arbeitstechnisch regeln ließ. Der Bundesverband Lohnsteuerhilfevereine aus Berlin hat aus dem aktuellen Anlass darauf hingewiesen, dass "auch diejenigen Arbeitnehmer die Kosten des häuslichen Arbeitszimmers steuerlich geltend machen können, die es ansonsten unter normalen Umständen nicht können".

Aber, und das ist ein ganz wichtiger Aspekt, der dann unter Kollegen oft zur Enttäuschung führt: Es reicht dafür nicht, sich sein Homeoffice mit dem Laptop am Esstisch einzurichten. Das gilt auch für die Heimarbeit während der Corona-Krise.

Wie groß muss ein Homeoffice sein?

Um einen Steuervorteil für ein heimisches Büro zu nutzen, muss es sich hierfür um einen als Arbeitszimmer eingerichteten Raum handeln, der diesem Zweck dient. Eine Arbeitsecke mit Schreibtisch und PC im Wohnzimmer reicht nicht aus. Es muss ein abgeschlossener Raum sein, und er muss in der Hauptsache dazu dienen, hier zu arbeiten. Für eine untergeordnete private Mitbenutzung räumt der Staat einen Spielraum von maximal zehn Prozent ein.

Dafür sind dann Ausgaben für Renovierung und Ausstattung des Arbeitszimmers – und hierzu gehören dann auch Lampen und der Teppich – voll abzugsfähig. Sofern keine direkte Zuordnung möglich ist, etwa bei Miete oder Energiekosten bis hin zur Müllabfuhrgebühren, kann der Steuerzahler diese anteiligen Kosten nach dem Verhältnis der Fläche des Arbeitszimmers zur gesamten Wohnfläche (einschließlich des Arbeitszimmers) für seine Werbungskosten berechnen.

Die räumliche Abtrennung des heimischen Arbeitsplatzes ist außerdem von Vorteil, um klar eine Grenze zwischen Job-Modus und Privatleben zu setzen.

Wer hat einen Anspruch auf Homeoffice?

Von zu Hause aus zu arbeiten setzt immer das Einverständnis des Arbeitgebers voraus, und hier entscheidet der Chef auch alleine. Insbesondere während der Kontaktbeschränkungen in der Corona-Krise stellte sich oft die Frage, ob ich als Arbeitnehmer zum Schutz der eigenen Gesundheit die Heimarbeit durchsetzen könne. Die Antwort ist unabhängig von der Situation klar: "Nein".

Solange der Arbeitgeber keine entsprechende Vereinbarung mit seinen Mitarbeitern getroffen hat oder es durch Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge geregelt wird, ist die Arbeit im Unternehmen zu verrichten. Wer dies nicht befolgt, dem drohen Abmahnungen und im Wiederholungsfall sogar die Kündigung. Auch im Falle einer Pandemie, wie beim Coronavirus, muss der Betrieb das Homeoffice zuerst anordnen. Eine Ansteckungsgefahr durch Nutzen des Öffentlichen Personennahverkehrs (ÖPNV) auf dem Weg zur Arbeit ist dabei kein Argument für den Angestellten. Das Wegerisiko trägt gemäß dem Bürgerlichen Gesetzbuch der Arbeitnehmer. Dies gilt etwa auch bei schwierigen Witterungsverhältnissen wie Eis und Schnee.

Aber keine Regel ohne Ausnahme: Einen Anspruch geltend machen können Menschen mit Behinderungen oder Vorerkrankungen, für die im Betrieb oder auf dem Weg zur Arbeit ein besonderes Risiko durch die Folgen einer Infektion besteht. In Branchen wie im Einzelhandel, wo Heimarbeit keine Option ist, können die Personen dieser Gruppe Betroffener von ihrem Arbeitgeber verlangen, in einen Bereich mit wenig Kundenkontakt versetzt zu werden.

Wie wird Homeoffice bezahlt?

Die Arbeit zu Hause stellt grundsätzlich keinen Unterschied zu den Aufgaben im Büro des Betriebs dar. Es gilt das im Arbeitsvertrag vereinbarte Gehalt und festgelegte Arbeitszeit. Letzteres heißt auch, dass nicht erwartet werden darf, dass der Mitarbeiter im Homeoffice jederzeit erreichbar ist, sei es am Wochenende oder abends um 20 Uhr. Feierabend heißt Feierabend, und Freizeit ist eben Freizeit. Darauf sollte der Arbeitnehmer auch bewusst achten, also etwa das Dienst-Handy ausschalten und keine E-Mails beantworten. Sonst droht die Gefahr, innerlich nie zur Ruhe zu kommen und die nötige Entspannung vom Arbeitstag zu finden.

Wer haftet bei einem Unfall im Homeoffice?

Die Arbeit in den eigenen vier Wänden steht grundsätzlich unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Der Versicherungsschutz ist allerdings auch dort eng an die eigentliche Tätigkeit für den Job gebunden. Das Umfeld, in dem sie verrichtet wird, gehört nicht dazu. Das heißt beispielhaft: Wer seinen Homeoffice-Arbeitsplatz verlässt, um zu Hause auf die Toilette geht und dabei auf der Treppe stürzt, steht in der Regel nicht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung. Empfehlenswert wäre deshalb, als Arbeitnehmer auch eine private Unfallversicherung abzuschließen.

Was sind die Vorteile von Homeoffice?

Kein zeitaufwändiger und in Großstädten nicht selten stressender Pendelverkehr zum Büro und ein gewisser Grad an Flexibilität bei der Organisation seines Tages sind die entscheidenden Vorteile für die Heimarbeit. In manchen Arbeitsverhältnissen ist mobiles Arbeiten vielleicht sogar Grundvoraussetzung, etwa als regionaler Handelsvertreter für ein bundesweit oder international tätiges Unternehmen, das weit entfernt seinen Sitz oder nächsten Standort hat.

Pro und Contra, in unterschiedlicher Form, sind oft eine Frage des Typs Mensch, der man ist. Manch einer schätzt es, konzentriert am Stück zu arbeiten und seine Zeit möglichst effektiv zu nutzen. Er empfindet Gespräche mit Kollegen zwischendurch als Zeitverschwendung. Er genießt die Ruhe, die in einem Großraumbüro mit ständige Telefonaten und Unterhaltungen im Hintergrund eher selten auf längere Zeit herrscht.

"Wenn ich die Möglichkeit habe, im Homeoffice zu arbeiten, ist es eine Chance, meine Flexibilität zu erhöhen, meinen privaten und beruflichen Verpflichtungen leichter nachzukommen und Stress, beispielsweise durch Pendeln, zu reduzieren", fasst Professor Conny Antoni, Arbeitspsychologe an der Universität Trier, die wichtigsten Vorteile zusammen.

Vereinbarung von Beruf und Familie

Beruf und Familie beziehungsweise Privatleben lässt sich durch die Heimarbeit also besser in Einklang bringen und gestalten. Das beginnt bei Kleinigkeiten wie der eigenen Annahme von Paketen an der Haustür oder das Auto in die Werkstatt bringen ohne umfangreiche Planung, wie und wann man an diesem Tag ins Büro kommt.

Wenn Handwerker im Haus arbeiten oder sich der Schornsteinfeger für die Zeit zwischen 8 und 12 Uhr ankündigt, muss kein Urlaubstag extra verbraucht werden. Kranke Kinder können gepflegt werden, ohne dass zu viel Arbeit im Job liegen bleibt.

Der Psychologe weist allerdings auch klar auf die Gefahr hin, sich durch Heimarbeit in eine soziale Isolation zu begeben. Wie weit es dazu kommt, hängt maßgeblich damit zusammen, ob man ständig oder nur ein- bis zweimal in der Woche von zu Hause aus arbeitet. Denn die spontanen Gespräche im Büro müssen keine Plauderei am Rande bleiben. "Man tauscht Informationen aus und dabei können auch Ideen entstehen. Diese spontanen Interaktionen sind im Homeoffice deutlich erschwert", betont Antoni.

Ein erster Rat wäre deshalb, nicht ausschließlich per E-Mail mit Kollegen zu kommunizieren, sondern vielleicht jeden Tag mindestens einmal zum Telefon zu greifen und den persönlichen Kontakt zu suchen.

Schließlich könnten durch die ständige Abwesenheit im Unternehmen auch Missgunst und falsche Wahrnehmungen unter den Kollegen entstehen, die weiterhin vor Ort im Betrieb arbeiten. "Was macht der eigentlich den ganzen Tag zu Hause?", wäre so eine Standardfrage – und schon ist man kein akzeptiertes Mitglied des Teams mehr, steht auf Sommerfesten oder der Weihnachtsfeier wie ein Fremder im Abseits.

Abstimmung im Team im Vorfeld organisieren

Damit keine schlechte Stimmung im Team die Arbeit beeinflusst oder über einzelne im Homeoffice gar ein schlechter Ruf entsteht, rät Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) dazu, für einzelne Teams einen "Spielmacher" zu nominieren. Der- oder diejenige kann sich zum Beispiel um die Abstimmung und den Austausch zwischen den Mitarbeitern kümmern, schreibt Hofmann in einem Blog-Beitrag zum Thema auf der Website des Fraunhofer-Instituts. Die Person könne verantwortlich dafür sein, Telefonkonferenzen einzuberufen oder Video-Chats zu moderieren. Ebenso sollte sie sollte sich zwischendurch bei den einzelnen Teammitgliedern melden. Neben der Besprechung bestimmter Angelegenheiten wäre es auch die Nachfrage angebracht, ob generell alles bei der Arbeit im Homeoffice laufe und wie es dem Mitarbeiter geht.

Videocall statt E-Mail