Wann soll man sich um einen Ausbildungsplatz bewerben?

Es ist eine Frage, die man sich durchaus schon noch zu Schulzeiten stellen kann. Und auch sollte. Denn die Antwort, die Philipp Scharner, Teamleiter Berufsberatung bei der Agentur für Arbeit im Rhein-Kreis Neuss, gibt, mag so manchen jungen Menschen überraschen. "Grundsätzlich gilt: mit Bewerbungsschreiben sollte man so früh wie möglich beginnen", sagt Scharner.

In der Regel starte die Bewerbungsphase ein bis anderthalb Jahre vor Ausbildungsbeginn. Vor allem im Öffentlichen Dienst gelte ein relativ früher Bewerbungsstart. "Man sollte also durchaus schon im Winter des Vorjahres über die ersten Bewerbungen nachdenken – und sie bestenfalls auch dann schon losschicken. Übrigens gilt das nicht nur für den Öffentlichen Dienst, sondern durchaus auch für große, bekannte – und damit für die Bewerber auch beliebte – Unternehmen in der freien Wirtschaft", sagt Philipp Scharner. Diese Unternehmen würden nämlich ebenfalls bereits schon früh mit ihren jeweiligen Bewerbungsphasen beginnen, entsprechend schnell seien die offenen Stellen allerdings dann auch besetzt.

Anders sehe es hingegen bei kleineren Unternehmen oder Betrieben aus. "Da kann es durchaus auch so sein, dass man sich bis zum Beginn des Ausbildungsjahres – oder auch darüber hinaus – sinnvoll und mit Erfolg bewerben kann", sagt der Berufsberater. Er rate daher den potentiellen Bewerberinnen und Bewerbern: "Um auf seinem ganz individuellen Weg zum Vorstellungsgespräch nichts zu verpassen, sollte man möglichst früh mit der eigenen Bewerbungsphase beginnen."

Wann beginnt das Ausbildungsjahr?

Der klassische Beginn des Ausbildungsjahres ist der 1. August eines jeden Jahres. "Allerdings hat sich in den vergangenen Jahren und Jahrzehnten durchaus herauskristallisiert, dass stattdessen der 1. September mittlerweile von vielen Betrieben und Unternehmen favorisiert wird", sagt Christoph Löhr, Pressesprecher der Agentur für Arbeit Regionaldirektion Nordrhein-Westfalen in Düsseldorf. Im August seien viele, gerade auch die kleineren, Betriebe noch im Betriebs- oder Sommerurlaub.

Grundsätzlich sei es zudem so, dass zum Ausbildungsbeginn insgesamt viel Bewegung in der Situation sein könne. "Manche Auszubildende erscheinen gar nicht erst zu ihrem ersten Tag in der Ausbildung, weil sie doch noch einen anderen Betrieb gefunden haben, der ihnen mehr zugesagt hat. Andere merken sehr schnell, dass es insgesamt nicht passt und kündigen direkt wieder – insofern kann man auch nach Beginn des eigentlichen Ausbildungsjahres noch Glück haben und eine passende Stelle finden", sagt Christoph Löhr.

Wann endet die Bewerbungsfrist für Ausbildungen?

Auch hier könne er vor allem eine eher grundsätzlich gültige Aussage treffen, sagt Beratungsexperte Philipp Scharner von der Arbeitsagentur im Rhein-Kreis Neuss. "Wenn die Stelle besetzt ist, ist die Stelle eben besetzt. Das geht in den großen Betrieben und im öffentlichen Dienst schneller, allerdings können hier – genauso wie in den vielen kleinen Betrieben auch – im Jahresverlauf bis zum Beginn des Ausbildungsjahres immer auch noch weitere Stellen hinzukommen", sagt Philipp Scharner. Es gebe in diesem Zusammenhang das Stichwort des sogenannten Fünften Quartals. "Damit ist die Zeit gemeint, die nach Ausbildungsbeginn verstreicht, und in der man sich noch bewerben kann", sagt er.

Für welche Ausbildungen muss man sich besonders früh bewerben?

Wie bereits erwähnt, würden vor allem große Unternehmen und der Öffentliche Dienst ihre Bewerbungsfristen relativ weit nach vorne legen. "Aber neben den regionalen Unterschieden, die auch in der vielleicht nur regionalen Bekanntheit bestimmter Mittelständler liegen, gibt es einen Unterschied auch in der Beliebtheit der Ausbildungsberufe", sagt Philipp Scharner.

Man könne durchaus sagen, dass unbekanntere Berufe grundsätzlich länger verfügbar seien, bis sie nicht mehr verfügbar seien – und umgekehrt auch beliebte Berufe schneller mit Bewerberinnen und Bewerber besetzt seien. "Es gibt eine Top Ten der beliebtesten Berufsausbildungen, wir können das natürlich an den Vermittlungen und in den Beratungen sehen", sagt der Teamleiter im Rhein-Kreis Neuss. Allerdings rät er, sich auch nicht zu sehr darauf zu verlassen, dass dann auch tatsächlich noch Stellen in den Ausbildungsbetrieben vorhanden seien.

Welche Berufe sind besonders beliebt?

Der Berufsberater weiß aus seiner Praxis genau, welche Berufe zu den beliebtesten gehören. "Es hängt auch damit zusammen, wie bekannt die Berufe sind", sagt Philipp Scharner. Klar – was die Jugendlichen kennen würden, sei auch bei den Bewerbungen mit vertreten.

In den Top Ten der Berufe seien etwa der Kfz-Mechatroniker oder Kaufmann/Kauffrau Büromanagement sowie diverse Berufe im Einzelhandel vertreten. "Das sind tatsächlich auch Berufe, die man kennt", bestätigt Philipp Scharner. Ein eher unbekannterer – aber deswegen keineswegs uninteressanterer – Beruf sei etwa der Mechatroniker Kältetechnik. "Das ist ein enorm spannender Beruf, den nur kaum jemand kennt", sagt Philipp Scharner. Als weitere Beispiele führt der Berufsberater etwa den Orthopädie-Schuhmacher oder den Süßwarentechnologen an. "Übrigens muss man dazu sagen, dass es in diesen Ausbildungsberufen – eben wegen ihrer Seltenheit – auch nicht die Masse an Ausbildungsplätzen gibt", sagt Philipp Scharner. Und man sollte, etwa mit Hilfe eines Praktikums, bestenfalls im Vorfeld herausfinden, ob man sich diese Arbeit vorstellen kann. "Es hilft auch immer, die Möglichkeit der Beratungsgespräche bei uns anzunehmen", sagt der Teamleiter aus dem Rhein-Kreis Neuss.

Wie schreibt man eine Bewerbung für eine Ausbildung?

Es ist – wie in ganz vielen anderen Bereichen des Lebens – auch bei der Bewerbung ganz oft so, dass der erste Eindruck zählt. Das sagt auch Agentur-Sprecher Christoph Löhr. "Arbeitgeber achten besonders darauf, welche Unterlagen die Bewerber einreichen", sagt er. Ganz schnell ist man da aussortiert, wenn etwas nicht stimmig oder passend ist. Daher gilt: "Schreiben Sie eine Bewerbung, die überzeugt: egal, ob sie auf Papier oder als Online-Bewerbung eingereicht werden soll. Diese wird den Weg zum Vorstellungsgespräch ebnen können." Wichtig sei, sich die Stellenanzeige vorher genau durchzulesen. Denn nur so könne man herausfinden, was für die jeweilige Anzeige wichtig sei. "Das gehört auf jeden Fall in eine Bewerbung mit rein", betont Christoph Löhr.

Was soll man im Anschreiben über sich erzählen?

Das Anschreiben für den Ausbildungsplatz sollte einen persönlichen Anstrich und einen gewissen Aufbau haben. Es ist der wohl wichtigste Teil der Bewerbungsunterlagen. "Der Umfang sollte allerdings begrenzt sein. Ein wichtiger Tipp ist, nicht mehr als eine DIN-A4-Seite umfassen", sagt Christoph Löhr.

Der Pressesprecher gibt weitere wichtige Tipps. "Bewerber sollten sich in ihrem Anschreiben auf die Anzeige beziehen – oder auf ein vorheriges Gespräch oder eine persönliche Empfehlung. Bewerber sollten im Bewerbungsschreiben zudem deutlich machen, warum sie gut für die Stelle geeignet sind, warum sie sich bei eben diesem Unternehmen bewerben und wie wichtig ihnen eine Einladung zum Vorstellungsgespräch ist", sagt Christoph Löhr. Konjunktive hätten im Bewerbungsschreiben nichts zu suchen, sagt er weiter. "Man sollte 'würde' und 'könnte' vermeiden und stattdessen die Formulierungen 'werde' oder 'kann' verwenden", sagt Christoph Löhr. Wenn dies in der Stellenausschreibung gewünscht ist, sollte man einen möglichen Eintrittstermin nennen.

"Zum Abschluss des Bewerbungsschreibens sollte man dann noch eine möglichst freundliche und verbindliche Abschlussformulierung einbauen – mit der Bitte zur Einladung zu einem Vorstellungsgespräch", sagt Christoph Löhr. Philipp Scharner ergänzt: "Es ist gut und richtig, wenn man als Bewerberin oder Bewerber über sich selbst im Bewerbungsschreiben spricht. So kann man etwa auch seine Hobbys, Soft Skills, diverse berufliche Erfahrungen, etwa im Rahmen eines Praktikums, oder auch andere praktische Erfahrungen aufführen."

Was gehört in den Lebenslauf?

Der Lebenslauf gehört zu den Unterlagen, die ebenfalls zwingend in den Bewerbungsunterlagen mit dabei sein müssen. "Der Lebenslauf gibt dem Arbeitgeber einen Eindruck über den Bewerber", sagt Christoph Löhr. Dabei sollte er den Personalchef aber auch nicht mit zu vielen Details überrollen. "Der Aufbau des Lebenslaufs sollte tabellarisch sein, dabei aber vom Umfang her nicht länger als zwei DIN-A4-Seiten sein", sagt er. Wichtig sind bei der E-Mail-Bewerbung oder einer andersgelagerten Online-Bewerbung die eingescannte Unterschrift vorhanden ist. "Der Lebenslauf muss mit dem kompletten Vor- und Nachnamen unterzeichnet sein", betont Christoph Löhr. Die eingescannte Unterschrift könne auch nachträglich in das Dokument eingefügt werden.

Eine Besonderheit, die von manchen Arbeitgebern verlangt werde, sei ein anonymisierter Lebenslauf. "Ob das für die jeweilige Ausbildung gewünscht wird, muss man bestenfalls im Vorfeld der Bewerbung erfragen. Dann muss man im Lebenslauf und im Anschreiben auf ein Foto ebenso verzichtet wie auf alle Angaben, durch die man Rückschlüsse auf das jeweilige Geschlecht oder die jeweilige Herkunft nehmen kann", sagt Christoph Löhr.

Welche Anlagen gehören in eine Bewerbung?

Auch wenn Lebenslauf und Anschreiben die wichtigsten Bestandteile sind, wenn man sich um eine Ausbildung bewirbt, sind die Bewerbungsunterlagen damit noch nicht vollständig. "Wer sich bewirbt, muss seine Qualifikationen nachweisen", sagt Christoph Löhr. Allerdings rät der Sprecher der Agentur für Arbeit davon ab, alles an Unterlagen beizufügen, was sich finden lässt. "Man sollte schon darauf achten, dass es vor allem Unterlagen sind, die für die Ausbildung von Bedeutung sind", sagt er.

Wichtig seien das Abschlusszeugnis von der Schule, die man zuletzt besucht hat. "Wenn sich jemand mit langjähriger Berufserfahrung in einem anderen Bereich bewirbt, kann man darauf unter Umständen auch verzichten", sagt Christoph Löhr. Auch die Zeugnisse über eine eventuell bereits abgeschlossene andere Ausbildung oder einen Studienabschluss sollte man beifügen. "Auch hier gilt: Wenn das schon lange her ist, kann man diese Zeugnisse gegebenenfalls weglassen", sagt er.

Wichtig sei aber gerade für junge Menschen, die direkt von der Schule kämen und sich um eine Ausbildung bewerben würden, dass sie eventuell vorhandene Zeugnisse über ein abgeleistetes Praktikum der Bewerbung um einen Ausbildungsplatz beifügen würden. Das gelte natürlich auch für eine zweite Ausbildung. "Wichtig ist hier: Bei einer Bewerbung in Papierform sollten niemals die Originale der Zeugnisse und Unterlagen eingereicht werden, sondern immer Kopien", sagt Christoph Löhr. Für Online-Bewerbungen oder E-Mail-Bewerbungen solle man die Unterlagen einscannen.

Eine weitere Anlage, die jedoch nicht grundsätzlich notwendig sei, sondern nur von unterschiedlichen Arbeitgebern gefordert werde, sei das Motivationsschreiben. "Darin kann man noch einmal genau deutlich machen, was einen dazu bewogen hat, sich genau für diese Stelle bei genau jenem Arbeitgeber zu bewerben", sagt der Sprecher der Agentur für Arbeit in NRW. Dabei gehe es vor allem um die persönliche Ebene, weniger um die fachliche Qualifikation.

Philipp Scharner ergänzt: "Wer sich in diesem Zusammenhang nicht ganz sicher ist, kann natürlich auch einfach ins jeweilige Berufsinformationszentrum der Agentur für Arbeit begeben und sich hier einen Beratungstermin geben lassen." Dort gebe es nicht nur die persönliche Beratung, sondern auch die Möglichkeit, sich in zahlreichen Büchern und Magazinen weitere Tipps und Anregungen für die perfekte Bewerbung zu suchen.

Wie viele Bewerbungen sollte man für eine Ausbildung schreiben?

Philipp Scharner lacht. "Die Antwort ist ganz einfach – man muss so viele Bewerbungen schreiben, wie eben nötig sind, bis man eine Ausbildungsstelle hat." Insgesamt solle man lieber mehr als zu wenige Bewerbungen schreiben und den Bewerbungskreis erweitern."Es ist nicht zielführend, auf den Traumarbeitgeber zu setzen. Das geht in der Regel nicht gut", sagt Philipp Scharner. Allerdings könne man auch zu viele Bewerbungen schreiben. Das sei spätestens dann der Fall, wenn man den Überblick verloren hat, sagt er. Der Berufsberater empfiehlt daher: "Machen Sie sich eine Liste! Am besten eine Liste, in der auch die Möglichkeit besteht, einzutragen, auf welche Bewerbung man eine Rückmeldung bekommen hat und wie diese ausgesehen hat", sagt er.

Eine weitere Gefahr von zu vielen Bewerbungen liege darin, dass die Anschreiben ihre Individualität verlieren könnten. "Das kommt natürlich bei einer Bewerbung nicht sehr gut an – und man sollte schon darauf achten, dass man im Anschreiben Bezug auf die gewünschte Stelle nimmt", sagt Philipp Scharner. Ein weiterer Tipp des Berufsberaters ist: "So lange man noch keine schriftliche Zusage hat, ist es durchaus sinnvoll, sich weiter zu bewerben. Nur mit einer schriftliche Zusage – oder einem unterzeichneten Arbeitsvertrag – ist man letztlich auf der sicheren Seite."

Welche Fehler sollte man bei einer Bewerbung für eine Ausbildung vermeiden?

So viele Tipps es für die perfekte Bewerbung gibt, so viele Fehler kann man beim Anschreiben und der Zusammenstellung aller Unterlagen auch begehen. Daher sei es auf jeden Fall sinnvoll, wenn man unsicher sei, sich mit der zuständigen Berufsberatung der Agentur für Arbeit in Verbindung zu setzen. "In diesem Rahmen können wir gemeinsam alle offenen Fragen klären", sagt Philipp Scharner. Dazu gehöre dann auch ein Check der Bewerbungsunterlagen. Das könne man allerdings natürlich auch schon im eigenen Zuhause machen.

"Ein ganz fundamentaler Punkt, der auf jeden Fall vermieden werden sollte, sind Rechtschreib- und Grammatikfehler im Anschreiben", sagt der Berufsberater. Da wäre man wieder beim ersten Eindruck – der Weg zum Vorstellungsgespräch könnte mit einem Anschreiben, das vor Fehlern nur so strotzt, schneller zu Ende sein, als man es sich denken könnte.

Aber auch weniger offensichtliche Punkte könnten den potenziell Interessierten am Ausbildungsplatz schnell aus dem Feld kegeln, sagt Philipp Scharner weiter. "Berufsbezeichnungen ändern sich von Zeit zu Zeit. So heißt etwa der Bürokaufmann heute Kaufmann für Büromanagement. Das sollte im Anschreiben dann natürlich auch richtig drinstehen." Bei einer E-Mail-Bewerbung oder einer Online-Bewerbung über ein Online-Formular sollte man eine seriöse E-Mail-Adresse verwenden. "Eine E-Mail-Adresse wie 'gangster98@web.de' mag im privaten Bereich kein Problem – und vielleicht sogar witzig – sein. Aber wenn man eine offizielle Bewerbung an einen seriösen Arbeitgeber schreibt – und auf eine positive Antwort hofft –, sollte man sich für diesen Zweck lieber eine klassische Adresse anlegen. Am besten eine im Format: vorname.nachname@Anbieter.de", sagt Philipp Scharner.

Fotos seien heutzutage in Bewerbungen nicht mehr vorgegeben, daher stehe es dem Bewerber frei, eines anzuhängen oder eben nicht. "Aber wenn man ein Bild der Bewerbung beifügt, dann sollte es auch ein qualitativ hochwertiges und professionell aufgenommenes Bild sein", sagt der Berufsberater. Und auch wenn er es grundsätzlich immer rate, neben den beruflichen Fähigkeiten auch über Hobbys zu schreiben, weise er immer auf gewisse Grenzen hin. "Wenn man etwa gerne zum Free Climbing, Fallschirmspringen oder Tiefseetauchen geht, sollte man das vielleicht nicht unbedingt im Anschreiben erwähnen", sagt er. Dies sei zwar eigentlich strenggenommen kein Tipp, allerdings ein Ratschlag, den der Berufsberater mit auf den Weg gebe: "Wenn man eine – schriftliche! – Zusagen hat und sich dafür entschieden hat, dann gebietet es der Anstand, den noch offenen Ausbildungsplätzen abzusagen. Denn dann können sich andere interessierter darauf bewerben – und auch der Betrieb weiß dann Bescheid", sagt Philipp Scharner.

Ein letzter Tipp, um potenzielle Fehlerquellen auszumerzen, richte sich hingegen an junge Menschen, die ausnehmend viele Bewerbungen schreiben würden. "Man wird in diesem Fall ja durchaus mal zu Copy & Paste verleitet, wenn man viele Anschreiben verfasst. Dann sollte man allerdings im Anschluss ganz genau hinsehen, ob man nicht vergessen hat, den Namen des Ansprechpartners auszutauschen – oder noch den vorherigen Firmennamen im Adressfeld stehen hat. Das könnte nicht nur peinlich sein – sondern auch direkt den Ende des diesbezüglichen Karrierewegs in der falsch angeschriebenen Firma bedeuten", sagt Berufsberater Philipp Scharner.

Hier geht es zur Infostrecke: Zehn Dinge, die Sie bei der Bewerbung beachten sollten