Verplanen Sie nur etwa die Hälfte Ihrer Arbeitszeit Anleitung zum effektiven Zeitmanagement
Zunächst sollten Sie sich einen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit Sie für welche Aufgaben aufwenden. Legen Sie sich also ein Zeitprotokoll an; notieren Sie sich über eine Arbeitswoche kurz, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeit verwenden.
Als nächsten Schritt nehmen Sie sich jeden Morgen etwa zehn Minuten Zeit, um den bevorstehenden Tag schriftlich zu planen. Denn Planung erspart im Endeffekt viel Zeit. Noch besser: Machen Sie diese Aufstellung bereits am Abend vorher. So können Sie ganz entspannt in den Tag starten. Gleiches empfiehlt sich übrigens in Form eines Wochenplanes, in dem Sie die anstehenden Aufgaben skizzieren.
Verplanen Sie nur etwa die Hälfte der Zeit
Wichtig: Verplanen Sie nur 50 bis 60 Prozent der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit. Den Rest sollten Sie für spontane, unerwartete Aktivitäten reserviert halten, um flexibel genug reagieren zu können. Wenn Sie einen stark strukturierten Arbeitsplatz mit immer wiederkehrenden Aufgaben haben, so können Sie auch eine höhere Prozentzahl verplanen.
Setzen Sie Prioritäten
Um auch wirklich die entscheidenden Aufgaben des Tages erledigen zu können, müssen Sie Prioritäten setzen. Hierzu vergeben Sie Buchstaben an die einzelnen Aufgaben:
A-Aufgaben sind solche, die dringend und wichtig sind
B-Aufgaben sind solche, die zwar wichtig, aber weniger dringlich sind
C-Aufgaben schließlich sind dringend, aber nicht so wichtig.
Alle übrigen Aufgaben gehören in den Papierkorb! Richten Sie Ihren Zeitplan, den Sie zu Beginn des Tages oder am Abend vorher erstellt haben, vor allem auf die A-Aufgaben aus.
Das Pareto-Prinzip
Aber wie entscheide ich nun, welche Aufgabe mir als wichtig erscheint und welche ich eher vernachlässigen kann? Hier hilft das so genannte Pareto-Prinzip, auch bekannt als 80:20-Regel. Es besagt, dass 20 Prozent des Aufwandes oft 80 Prozent des Ergebnisses erzielen. Beispiel: 20 Prozent der Zeitungen enthalten 80 Prozent der Nachrichten. Oder aber: 20 Prozent der Kunden bringen 80 Prozent des Umsatzes. Für die jeweils restlichen 20 Prozent zum Erreichen des 100-prozentigen Erfolges rentiert sich der Aufwand meist nicht. Für Sie bedeutet es: Verabschieden Sie sich vom Perfektionismus, denn er raubt Ihnen unnötig Zeit, und legen Sie Ihr Hauptaugenmerk auf die Aufgaben, die Ihnen den größten Beitrag zur Zielerreichung leisten. Konzentrieren Sie sich auf die effektiven 20 Prozent.
Bilden Sie Blöcke
Fassen Sie gleichgeartete Aufgaben zusammen. Mit anderen Worten: Wenn Sie beispielsweise mehrere Telefonate zu führen haben, tun Sie dies an einem Stück und nicht über den Tag verteilt. Oder wenn Sie Ihr E-Mail-Fach checken, sehen Sie nicht jede Stunde einmal nach, ob Sie Post haben, sondern - je nach "Mailaufkommen" - nur zweimal am Tag und beantworten die Mails dann unverzüglich hintereinander. Durch diese Konzentration erreichen Sie eine höhere Produktivität.
Legen Sie Pausen ein
Planen Sie regelmäßige kurze Pausen in Ihrem Tagesablauf ein. Jeder Mensch unterliegt Leistungsschwankungen. Als grobe Orientierung gilt: Das Maximum unserer Leistungsfähigkeit erreichen wir im Laufe des Vormittags. Nach dem Mittagessen durchlaufen wir den ersten Tiefpunkt, da die Energien vom Körper dann vor allem dem Magen-Darm-Trakt zur Verfügung gestellt werden. Bis zum späten Nachmittag steigt die Leistungsfähigkeit dann wieder kontinuierlich an, bevor sie dann in der Nacht den zweiten Tiefpunkt erreicht. Legen Sie also Ihre A-Aufgaben möglichst auf den Vormittag, wohingegen Sie die weiter hinten anstehenden C-Aufgaben in der Zeit nach dem Mittagessen erledigen sollten.
Schaffen Sie Ordnung auf Ihrem Schreibtisch
Am Ende des Arbeitstages sortieren Sie die Papiere auf Ihrem Schreibtisch. Erledigte Dokumente räumen Sie weg, unerledigte Aufgaben landen in den entsprechenden Fächern oder Klarsichtmappen. Und dann gehen Sie nach Hause, schalten Sie ab und genießen Sie Ihren Feierabend.
