Jede Abrechnung muss bestimmte formelle Anforderungen erfüllen. Nachforderungen sind nur möglich, wenn spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraums abgerechnet wurde. Dabei kommt es auf den Zugang an. Entschuldigt ist der Vermieter nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat.

In der Abrechnung müssen die einzelnen Betriebskostenarten und der Umlageschlüssel angegeben sein, außerdem die Gesamtfläche und die Wohnfläche des jeweiligen Mieters. Zu nennen sind auch die Gesamtkosten für das ganze Objekt sowie der Anteil des Mieters, und zwar für jede Kostenart, sowie die geleisteten Vorauszahlungen und der Betrag, der nachzuzahlen oder zu erstatten ist. "Wenn diese Formalien nicht eingehalten sind, liegt keine ordnungsgemäße Abrechnung vor", stellt Dirk Clausen, Fachanwalt für Mietrecht, klar. Dann muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten. Strenge Anforderungen werden auch an die Heizkostenabrechnung gestellt. Darin sind die Brennstoffkosten, die Kosten des Betriebsstroms, der Bedienung und Überwachung, der Reinigung und Verbrauchserfassung gesondert aufzulisten. Wo mit Öl oder Kohle geheizt wird, müssen Anfangs- und Endbestand nach Menge und Preis angegeben werden. Zu fragen sei, so Clausen: "Werden die Kosten im richtigen Verhältnis nach Fläche und Verbrauch aufgeteilt? Sind die Warmwasserkosten gesondert angegeben?" Für den verbrauchabhängigen Teil muss der Umlageschlüssel angegeben werden. Wird nicht nach Verbrauch abgerechnet, sind 15 Prozent abzuziehen. "Wenn nicht alle Angaben gemacht sind, liegt keine ordnungsgemäße Abrechnung vor. Eine Nachzahlungsforderung wird nicht fällig", so Clausen. Irritationen können entstehen, wenn mitten im Jahr das Objekt den Besitzer wechselte. Wer rechnet bei einem Vermieterwechsel ab? Jürgen Pfeilschifter vom Deutschen Mieterbund stellt klar: "Über die gesamte laufende Abrechnungsperiode, also über alle während dieser Zeit geleisteten Beträge, muss der neue Vermieter abrechnen."

Für Mieter bietet es sich an, die Abrechnung mit der vom Vorjahr oder der eines Nachbarn zu vergleichen. "Am besten eignet sich natürlich ein Vergleich, wenn die Wohnungen gleich groß sind und die Haushalte die gleiche Personenzahl aufweisen", gibt Anwalt Clausen zu bedenken. Mieter sollten sich aber fragen, ob es sich überhaupt lohnt, Fehler zu beanstanden. "Es bringt schließlich nicht viel, wenn am Ende eine Position wegfällt, die nur 2,35 Euro ausmacht", so Clausen.

Anhaltspunkte für Fehler liegen vor, wenn Kosten gegenüber dem Vorjahr deutlich gestiegen sind. Auffällig ist auch, wenn Mieter je Quadratmeter wesentlich mehr als Nachbarn zahlen. Ungereimtheiten solle man dem Vermieter schriftlich präsentieren und um Aufklärung bitten. Solange der Vermieter nicht reagiere, werde eine Nachzahlung nicht fällig, so Clausen. Eine Alternative bietet das Einsichtsrecht. Mieter können im Büro des Vermieters oder Verwalters die Originalbelege und Verträge einsehen. Der Vermieter ist – außer im Sozialwohnungsbau – nicht verpflichtet, Kopien zuzusenden.