Kein Wunder, dass in der Statistik zu Beratungen des Deutschen Mieterbundes das Thema Betriebskosten regelmäßig auf Platz eins landet. Und in der Tat entdecken die Rechtsexperten in vielen Abrechnungen Fehler. Die Bandbreite reicht von Tippfehlern über falsche Umlageschlüssel bis hin zu unrechtmäßig abgerechneten Posten.

„Es sind sehr viele verschiedene Aspekte zu berücksichtigen“, erklärt Wagner. Der wichtigste Punkt für Mieter: Die Betriebskosten dürfen nur umgelegt werden, wenn das im Mietvertrag vereinbart wurde. Dabei muss nicht zwingend jeder Posten genannt werden. Es reicht laut Haus & Grund der Verweis auf die Betriebskostenarten.

Nach Ansicht des Bundesgerichtshofes (BGH) muss aber nicht mal das im Mietvertrag stehen. Denn auch die einfache Vereinbarung: „Mieter trägt Betriebskosten“ ist rechtmäßig (Az.: VIII ZR 137/15). Die Begründung: Es ist seit Jahrzehnten allgemein üblich, in Mietverträgen die Umlage sämtlicher Betriebskosten zu vereinbaren, die umlagefähig sind. Der Begriff der Betriebskosten könne deshalb als bekannt vorausgesetzt werden. Abgerechnet können laut Betriebskostenverordnung etwa Ausgaben der Wasserver- und -entsorgung, Kosten für Aufzüge, für Straßenreinigung und Müllbeseitigung, für die Beleuchtung oder für den Hauswart.

Gerade der letzte Punkt sorgt nach Erfahrung des Mieterbundes immer wieder für Streit. Denn nicht alle Aufgaben, die Hausmeister erledigen, dürfen auch umgelegt werden. Übernimmt der Hauswart zum Beispiel kleinere Reparaturen oder Verwaltungsaufgaben, müssen Vermieter die Kosten dafür abziehen.

Glühbirnenersatz, Heizungspumpentausch und Pflanzenausleihe zur optischen Verschönerung sind keine Betriebskosten, urteilte das Oberlandesgericht Düsseldorf (Az.: 10 U 94/99). Auch Verwaltungsaufgaben des Hauswarts wie das Verteilen von Rundschreiben oder die Vertretung der Verwaltung vor Ort fallen nicht darunter, entschied das Landgericht Köln (Az.: 6 S 526/94).

Die Kosten für einen Concierge oder Pförtner sind auch nicht ohne weiteres umlagefähig. Hier kommt es nach Ansicht des BGH auf den Einzelfall an (Az.: VIII ZR 78/04) - zum Beispiel ob der Einsatz eines Pförtners aufgrund einer bestehenden Gefährdungslage geboten ist.

Mitunter sind es Details, die den Unterschied zwischen falsch und richtig ausmachen. Beispiel Gartenpflegekosten: Diese dürfen laut Betriebskostenverordnung grundsätzlich umgelegt werden, erklärt der Mieterbund. Zulässig sind damit auch Kosten, die auf die Beseitigung von Verunreinigungen, zum Beispiel Hundekot, entfallen. Denn die ordnungsgemäße Bewirtschaftung des Grundstücks setzt eine regelmäßig Pflege der Außenanlagen sowie eine wiederkehrenden Beseitigung von Müll voraus, entschied der BGH (Az.: VIII ZR 33/15). Stehen die Gartenflächen aber der Öffentlichkeit zur Nutzung zur Verfügung, können Vermieter die Kosten nicht einfach Mietern aufbürden.

Nicht zulässig ist es laut Mieterbund auch, unterschiedliche Posten einfach zusammenzuziehen. Dadurch kann eine Betriebskostenabrechnung formell unwirksam werden. Entscheidend ist, dass der Mieter die Abrechnung nachvollziehen und im Zweifel prüfen kann. Der BGH entschied, Vermieter dürften nicht Grundsteuer und Straßenreinigung in einer Position zusammenfassen (Az.: VIII ZR 285/15).

Mieter sollten ihre Betriebskostenabrechnung also nicht einfach abheften, rät Wagner: „Werfen Sie einen Blick auf die Abrechnung und prüfen Sie, ob auch alles richtig abgerechnet wurde.“ Tauchen etwa hohe Kosten für die Schneereinigung auf, obwohl es im Abrechnungszeitraum nicht geschneit hat, kann das ein Fehler sein.

Wichtig für Mieter: Nicht zu lange Zeit lassen, wenn sie Fehler reklamieren wollen. Laut Gesetz muss der Mieter spätestens zwölf Monate nach Erhalt der Abrechnung mögliche Einwendungen erhoben haben, erklärt der Mieterbund. Kommt der Einspruch zu spät, muss der Mieter die Fehler hinnehmen.