Dabei fällt die Wahl der meisten Anwender auf Microsoft Outlook, das auf jedem Windows-Rechner vorinstalliert ist. Doch das Bekannteste muss nicht immer das Beste sein: Anstatt sich auf Windows Outlook zu beschränken, kann sich ein Blick über den Tellerrand lohnen. Beispielsweise sind Programme wie "Thunderbird" oder "Pegasus" kostenlos.

Preiswerte Alternativen lohnen sich oft

Alternativ-Programme bieten meist bessere Sicherheitseinstellungen. Bei älteren "Outlook"-Versionen hat es laut Experten solche zuhauf gegeben. So sei der Schutz vor verdächtigen Anhängen und unbemerkten Hintergrundaktionen in HTML-Nachrichten mangelhaft gewesen.

Microsoft hat inzwischen auf die gestiegenen Sicherheitsanforderungen reagiert und die Vorsichtsmaßnahmen verschärft, sagt ein Microsoft-Sprecher. So enthalte die aktuelle Version einen Schutz gegen bösartige HTML-Mails und einen automatischen Filter für gefährliche Anhänge. Andere Programme nehmen dem Nutzer diese Arbeit ab.

"Microsoft-Programme geraten zudem aufgrund ihrer hohen Verbreitung besonders häufig ins Visier von Hackern - 'Outlook'-Anwender müssen daher öfter auf neue Sicherheitslücken reagieren", sagt ein Sprecher des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Alternative Software habe hier den Vorteil, dass sich weniger Hacker für sie interessierten. So sei die Gefahr durch Datendiebe geringer.

Guter Spam-Schutz

Freie Software aus Programmierer-Gemeinden wie "Thunderbird" besitzt darüber hinaus häufig einen guten Spam-Schutz. Nutzer von "Outlook Express" verfügen dagegen nicht über eine solche Schutzeinrichtung. Grundsätzlich ähneln sich die meisten Programme in Aufbau und Bedienung. Umsteiger müssen sich beim Bearbeiten und Sortieren ihrer E-Mails meist nicht sonderlich umstellen.

Dagegen sei die Benutzung eher Geschmackssache. Vom Funktionsumfang her unterscheiden sich die Programme unter anderem darin, ob der komfortable Mail-Zugriff über das IMAP-Protokoll möglich ist. Damit lässt sich ein Postfach zum Beispiel von mehreren Anwendern nutzen. Nicht alle Programme bieten außerdem eine integrierte Verschlüsselung und digitale Signatur, um die Datensicherheit zu erhöhen.

Wer die Technik erfolgreich installiert hat, sollte dennoch nicht direkt losschreiben, sondern folgende Regeln für den Aufbau beachten: Auf das "Hallo" in der Anrede sollten Anwender verzichten, solange Sie den Empfänger nicht näher kennen. Ein "Guten Tag Herr/ Frau…" oder ein "Sehr geehrte Damen und Herren" entspricht einer höflichen Anrede, die auch in der E-Mail-Kommunikation verwendet werden muss.

Keine Emoticons bei Unbekannten!

Auch der Einsatz von so genannten Emoticons kann nur dann erfolgen, wenn die Korrespondenzpartner ein freundschaftliches Verhältnis verbindet. Auf die Absage eines Termins des neuen Geschäftspartners sollten Nutzer nicht mit einem traurigen :-( oder gar einem bösen :-| Emoticon reagieren. Vertrauliche Informationen und sensible Daten sollten nicht ausgetauscht werden, denn der E-Mail-Verkehr wird in der Regel auf dem Server der Unternehmen dokumentiert.

Die Betreff-Zeile ist das erste Auswahlkriterium, ob eine Nachricht gelesen wird oder nicht. Sie sollte daher möglichst aussagekräftig sein. Es empfiehlt sich außerdem, den Text einer E-Mail schlicht zu halten, denn nicht jeder hat das gleiche Computer-Programm. So kann es leicht zu Umbruchschwierigkeiten kommen. Aufwändig gestaltete Texte sollten Anwender als Anhang verschicken.

Ein weiteres großes Problem sind die Tippfehler, denn E-Mails entstehen oft in Eile. Nutzer sollten sich bewusst machen, dass auch sie nicht gern Mails mit Schreibfehlern bekommen! Deshalb ausreichend Zeit nehmen und Fehler korrigieren oder Text ganz neu verfassen.